Personalbeschaffung: Intern oder extern, der Prozess in 7 Phasen, Kennzahlen und Kosten

Was ist Personalbeschaffung? Definition

Der Begriff stammt aus der Betriebswirtschaft und wird oft mit Nachbarbegriffen vermischt. So ordnen sie sich ein:

• Personalplanung kommt davor: Wie viele Leute mit welcher Qualifikation brauchst Du in sechs, zwölf, vierundzwanzig Monaten? Aus der Planung entsteht der Bedarf, den die Beschaffung deckt.
• Recruiting ist der operative Kern der externen Beschaffung: ausschreiben, ansprechen, sichten, Gespräche führen. Wie das im Betrieb aussieht, zeigt Recruiting im Handwerk.
• Mitarbeitergewinnung betont das Ergebnis, den gewonnenen Menschen, und die aktive Ansprache. Die sieben Wege dazu vergleicht Mitarbeitergewinnung: 7 Wege im Vergleich.
• Personalmarketing ist die Werbung für den Arbeitgeber, ein Werkzeug innerhalb der Beschaffung, keine Beschaffung selbst.
• Onboarding oder Einarbeitung ist die letzte Phase. Wer sie zur Personalbeschaffung zählt, misst den Erfolg richtig: nicht die Unterschrift, sondern die Fachkraft, die nach der Probezeit noch da ist.

Warum Personalbeschaffung im Mittelstand anders läuft als im Konzern

Die Lehrbücher zur Personalbeschaffung sind für Unternehmen mit Personalabteilung geschrieben: Stellenbewertung, Assessment-Center, Bewerbermanagementsystem. Ein Betrieb mit 15 Leuten oder ein Mittelständler mit 200 hat davon wenig, aber dieselbe Aufgabe in einem härteren Markt. Vier Zahlen zeigen den Rahmen, das Handwerk als härtester Teil davon:

Drei Unterschiede zum Konzern prägen die Personalbeschaffung in kleinen und mittleren Unternehmen.

Der Bedarf kommt plötzlich und trifft hart. Wenn in einem Betrieb mit acht Monteuren einer kündigt, fehlt ein Achtel der Leistung. Personalplanung heißt deshalb nicht Excel-Modell, sondern: Altersstruktur kennen, Kündigungsgespräche ernst nehmen, Auftragslage in Köpfe übersetzen und mit der Suche anfangen, bevor die Lücke da ist.

Intern ist der Spielraum klein. Ein Konzern versetzt, befördert, schult um. Ohne Personalabteilung sind die internen Wege überschaubar: Azubi übernehmen, Geselle zum Vorarbeiter machen, Teilzeit aufstocken, einen Ehemaligen zurückholen. Sie sind wertvoll, aber sie decken selten den ganzen Bedarf, und oft reißen sie an anderer Stelle eine Lücke auf.

Extern sucht der Chef selbst, abends. Keine Personalabteilung sichtet Bewerbungen und ruft zurück. Deshalb entscheidet nicht der schönste Prozess, sondern der einfachste, der auch dann läuft, wenn der Chef den ganzen Tag auf der Baustelle war.

Interne oder externe Personalbeschaffung? Die Wege im Vergleich

Die Regel für Betriebe ohne Personalabteilung: intern zuerst prüfen, extern parallel starten. Wer erst intern probiert und nach drei Monaten extern anfängt, hat drei Monate verloren. Die Tabelle zeigt die Wege mit Kosten, Dauer und der Frage, wofür sie taugen.

Was die externen Wege im Detail unterscheidet, mit Rechenbeispiel je Weg, steht in Mitarbeitergewinnung: 7 Wege im Vergleich. Für die Entscheidung Vermittlung oder Eigenregie lohnt der Blick in Personalvermittlung im Handwerk.

Der Prozess der Personalbeschaffung in 7 Phasen

So läuft eine Besetzung, die in drei bis vier Wochen zur Einstellung führt. Die Phasen gelten für jeden Weg; bei Social Recruiting und mit Agentur laufen die Phasen 4 und 5 schneller, weil Ansprache und Vorauswahl abgegeben sind.

1. Bedarf feststellen

Ergebnis

Position, Anzahl, ab wann

Dauer

1 Stunde

Wer

Chef, Meister

Nicht erst bei der Kündigung, sondern zweimal im Jahr: Wer geht in den nächsten zwei Jahren in Rente? Wer ist unzufrieden? Welche Aufträge stehen an, für die die Leute fehlen? Wo lehnst Du heute schon Aufträge ab? Aus den Antworten wird ein Satz: „Wir brauchen zwei Anlagenmechaniker für Sanierung, einen bis Dezember, einen bis März.“ Der Bedarf entscheidet über Weg und Tempo.

2. Anforderungsprofil schreiben

Ergebnis

3 Muss, 3 Kann, 3 Angebote

Dauer

1 Stunde

Wer

Chef, ein Geselle

Drei Dinge, die stimmen müssen (Ausbildung, Führerschein, Einsatzradius). Drei, die schön wären (Zusatzqualifikation, Anlagenerfahrung, Kundendienst). Drei, die Du bietest (Gehalt, Arbeitszeit, Wagen oder Weiterbildung). Alles darüber hinaus verkleinert den Bewerberkreis, ohne die Qualität zu erhöhen. Das Profil ist Grundlage für Anzeige, Funnel-Fragen und das erste Telefonat. Wie daraus eine Anzeige wird, die Fachkräfte lesen, zeigt der Leitfaden zum Schreiben von Stellenanzeigen.

3. Beschaffungsweg wählen

Ergebnis

intern geprüft, externer Weg gewählt

Dauer

1 Tag

Wer

Chef

Erst intern: Gibt es einen Azubi im dritten Jahr, einen Gesellen, der mehr will, eine Teilzeitkraft, die aufstocken würde, einen Ehemaligen, der wechseln würde? Dann extern, parallel, nicht danach: Team nach Empfehlungen fragen, Stelle bei der Agentur melden, und für Gesellen und Monteure eine Kampagne aufsetzen. Wie Du sie planst, steht in Recruiting-Kampagne: Planung in 6 Schritten.

4. Ansprechen

Ergebnis

Bewerbungen mit Telefonnummer

Dauer

ab Tag 3, laufend

Wer

Chef oder Agentur

Die Botschaft beantwortet, warum jemand mit Job zu Dir wechseln sollte: Radius, Arbeitszeit, Wagen, Gehalt, Weiterbildung. Ein Video mit einem echten Menschen aus dem Betrieb wirkt mehr als jede Anforderungsliste. Die Bewerbung passiert am Handy: fünf bis sieben Fragen, eine Telefonnummer, kein Lebenslauf. Die Fachkraft, die nicht sucht, erreichst Du nur so; wie, erklärt der Leitfaden zum Social Recruiting.

5. Auswählen

Ergebnis

2 bis 4 Gespräche je Einstellung

Dauer

Woche 2 bis 3

Wer

Chef, Meister

Drei Stufen reichen: ein Telefonat von 15 Minuten innerhalb von 24 Stunden nach der Bewerbung (warum wechseln, ab wann, was muss stimmen), ein Gespräch im Betrieb in derselben Woche, bei Bedarf ein Schnuppertag von wenigen Stunden auf der Baustelle mit einem Gesellen, der danach seine Einschätzung abgibt. Prüfe nicht nur die Fachkraft, sondern auch Dich: Der Bewerber entscheidet genauso, ob er zu Dir will.

6. Einstellen

Ergebnis

Vertrag unterschrieben, Start geplant

Dauer

2 Tage nach dem Gespräch

Wer

Chef, Büro

Zusage innerhalb von zwei Tagen, mündlich am Telefon und schriftlich hinterher. Vertrag mit den wesentlichen Bedingungen (Tätigkeit, Beginn, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Probezeit), Anmeldung bei Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, Arbeitskleidung und Werkzeug bestellen. Wer zwischen Zusage und Start vier Wochen Funkstille lässt, riskiert, dass der neue Mitarbeiter am ersten Tag nicht kommt. Ein Anruf nach zwei Wochen und eine Einladung zum Team-Frühstück halten die Verbindung.

7. Einarbeiten

Ergebnis

Fachkraft nach der Probezeit noch da

Dauer

30 Tage Plan, 6 Monate Begleitung

Wer

Meister, Pate im Team

Die Beschaffung endet nicht mit der Unterschrift. Am ersten Tag stehen Werkzeug, Kleidung, ein fester Ansprechpartner und die erste Baustelle fest. In der ersten Woche gibt es klare Aufgaben, nach 30 Tagen ein Gespräch: Was läuft, was fehlt, was hat Dich überrascht? Betriebe, die diese Phase auslassen, haben die Fachkraft teuer gewonnen und verlieren sie in der Probezeit. Was darüber hinaus wirkt, steht in Mitarbeiterbindung im Handwerk.

Kennzahlen der Personalbeschaffung: fünf Zahlen je Stelle

Du brauchst kein Dashboard, sondern eine Zeile je besetzter Stelle mit fünf Zahlen. Nach zwei Besetzungen siehst Du, welcher Weg bei Dir funktioniert.

Wer tiefer einsteigen will, findet in Die 15 wichtigsten Recruiting KPIs für Handwerksbetriebe alle Kennzahlen mit Rechenbeispiel. Für den Anfang reichen die fünf oben.

Was Personalbeschaffung kostet

Zwei Rechnungen gehören zusammen: die Kosten des Wegs und die Kosten der leeren Stelle.

1. Die leere Stelle. Ein Monteur mit 35 verrechenbaren Stunden je Woche und 65 Euro Stundensatz bringt 2.275 Euro Umsatz je Woche. Steht die Stelle die im Handwerk durchschnittlichen 242 Tage offen, also rund 35 Wochen, fehlen über 79.000 Euro Umsatz. Dazu kommen abgelehnte Aufträge, Überstunden und die Kündigungen, die aus Überlastung folgen.
2. Der Weg. Interne Besetzung und Empfehlung kosten wenige Hundert Euro. Eine Anzeige 199 bis 2.399 Euro, unabhängig davon, ob jemand kommt. Social Recruiting 600 bis 1.500 Euro Werbebudget je Stelle und Monat plus Zeit oder Agentur. Vermittlung und Headhunter 10.000 bis 15.000 Euro je Einstellung bei üblichen Gesellengehältern.
3. Die Rechnung. Gemessen an der leeren Stelle ist fast jeder Weg günstig, der in 30 Tagen zur Einstellung führt. Teuer ist der Weg, der drei Monate nichts liefert, auch wenn er nichts kostet. Wie sich unser Festpreis bildet, steht unter Candidate Flow Kosten.

Rechtliches in Kürze

Vier Regeln, die jeder Betrieb bei der Personalbeschaffung einhalten muss. Das ersetzt keine Rechtsberatung, deckt aber die Punkte ab, an denen Betriebe in der Praxis scheitern.

5 Fehler in der Personalbeschaffung, die Betriebe Monate kosten

1. Erst suchen, wenn die Kündigung auf dem Tisch liegt. Die Vakanz beginnt mit dem Bedarf, nicht mit der Anzeige. Wer die Altersstruktur kennt und Gespräche ernst nimmt, fängt ein halbes Jahr früher an.
2. Anforderungsprofil als Wunschliste. Zehn Muss-Kriterien finden niemanden. Drei Muss, drei Kann, drei Angebote.
3. Intern und extern nacheinander statt parallel. Erst drei Monate hoffen, dass der Azubi bleibt, dann anfangen zu suchen: Das sind drei verlorene Monate.
4. Der Prozess hängt am Chef, der auf der Baustelle ist. Bewerbungen liegen drei Tage im Postfach, Rückrufe passieren nicht. Entweder feste Zeitfenster und eine Vertretung im Büro, oder Ansprache und Vorauswahl abgeben.
5. Nach der Unterschrift aufhören. Ohne Plan für den ersten Monat kündigt die neue Fachkraft in der Probezeit, und der ganze Prozess beginnt von vorn.

Checkliste: Personalbeschaffung in Deinem Betrieb

• Altersstruktur und Fluktuation der letzten zwei Jahre notiert, Bedarf für zwölf Monate in einem Satz.
• Anforderungsprofil mit drei Muss, drei Kann, drei Angeboten je Position.
• Interne Wege geprüft: Azubi, Aufstieg, Aufstockung, Rückkehrer.
• Externer Weg gewählt und parallel gestartet: Empfehlung, Agentur, Kampagne.
• Zuständigkeit für Rückrufe innerhalb von 24 Stunden festgelegt, Zeitfenster geblockt.
• Gesprächsleitfaden mit drei Fragen, Gesprächstermine für die nächsten drei Wochen freigehalten.
• Zusage innerhalb von zwei Tagen, Vertragsvorlage mit Probezeit geprüft.
• Plan für den ersten Tag, die erste Woche und das Gespräch nach 30 Tagen.
• Eine Zeile je Stelle mit den fünf Kennzahlen.
• Anzeige und Funnel nach AGG und DSGVO geprüft.

Fazit

Personalbeschaffung ist kein Formularwesen, sondern ein Prozess aus sieben Phasen, der beim Bedarf beginnt und erst nach der Probezeit endet. Intern zuerst prüfen, extern parallel starten, den Weg wählen, der Fachkräfte mit Job erreicht, innerhalb von 24 Stunden zurückrufen, in zwei Tagen zusagen, den ersten Monat planen. Fünf Kennzahlen je Stelle zeigen nach zwei Besetzungen, was bei Dir funktioniert. Und die teuerste Zahl steht nie in der Rechnung: die Wochen, in denen die Stelle leer bleibt.

Ansprache und Vorauswahl abgeben?

Bedarf, Profil, Entscheidung und Einarbeitung bleiben bei Dir; das kann niemand von außen ersetzen. Die Phasen dazwischen, Ansprache und Vorauswahl, sind die, an denen Betriebe ohne Personalabteilung scheitern, weil sie abends und innerhalb von 24 Stunden passieren müssen.

Genau diese Phasen übernimmt die Candidate Flow® System: Kampagne, Funnel, telefonische Vorqualifizierung, Terminvereinbarung. Du führst nur die Gespräche, zu festem Preis und mit schriftlicher Einstellungs- und Probezeitgarantie. Ob das für Deine Stelle passt, klärt der Kurzcheck in 60 Sekunden.

Quellen

• Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse und Bericht „Arbeits- und Ausbildungsmarkt im Handwerk“, August 2026: Vakanzzeit 242 Tage (Handwerk) gegenüber 167 Tagen (alle Berufe) 2025, 39 von 84 Engpassberufen, 17 Prozent unbesetzte betriebliche Ausbildungsstellen im September 2025.
• Zentralverband des Deutschen Handwerks: Fachkräftesicherung: 125.000 anstehende Betriebsnachfolgen in fünf Jahren, Schätzung von 250.000 fehlenden Fachkräften.
• Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA), IW Köln: KOFA Kompakt 07/2026, Fachkräftesicherung im Handwerk, 28. Juli 2026.
• Eigene Auswertung: öffentlich dokumentierte Fälle mit Bewerbungen und Einstellungen unter Ergebnisse, Stand 22. September 2026; Zeit bis zur ersten Einstellung aus unseren häufigen Fragen; Kosten je Weg aus Mitarbeitergewinnung und dem Leitfaden zum Social Recruiting.