Personalvermittlung Pflege: Was sie kostet, wer sie refinanziert und welche Anbieterart passt

Was ist Personalvermittlung in der Pflege? Definition und Abgrenzung

Personalvermittlung in der Pflege ist eine Dienstleistung, bei der ein Personaldienstleister für Pflegedienste, Pflegeheime, Tagespflegen oder Kliniken Pflegekräfte sucht, vorauswählt und vorstellt, damit die Einrichtung sie fest einstellt. Bezahlt wird meist erst mit dem Arbeitsvertrag.

Wer „Personalvermittlung Pflege“, „Personalvermittlung Pflegekräfte“ oder „Pflegepersonalvermittlung“ sucht, findet überwiegend Anbieter, die Vermittlung und Zeitarbeit unter einem Dach führen. So grenzt Du die Begriffe ab:

• Zeitarbeit, Leiharbeit, Arbeitnehmerüberlassung: Die Pflegekraft bleibt beim Verleiher angestellt und arbeitet gegen Stundensatz in Deiner Einrichtung. Der Verleiher braucht eine Erlaubnis nach § 1 AÜG.
• Headhunter und Personalberatung: sprechen gezielt Menschen in fester Anstellung an, meist für Pflegedienstleitung, Pflegedirektion und Einrichtungsleitung. Modelle und Kosten erklärt der Ratgeber Headhunter.
• Recruiting Pflegekräfte über eine Agentur: Eine Recruiting-Agentur baut mit Kampagnen einen eigenen Bewerberfluss für Deine Stellen auf, prüft die Bewerber und übergibt sie zur Festanstellung.
• Anwerbung aus dem Ausland: Agenturen gewinnen Pflegefachkräfte aus Drittstaaten und begleiten Sprachkurs, Anerkennung und Einreise.
• Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit: vermittelt arbeitsuchend gemeldete Menschen und Auszubildende, für Unternehmen kostenfrei.

Personalvermittlung über alle Branchen beschreibt der Ratgeber Personalvermittlung. Dieser Artikel konzentriert sich auf Arbeitgeber in der Pflege. Wie Du Pflegekräfte ohne Dienstleister gewinnst, steht im Leitfaden Pflegekräfte finden.

Warum beauftragen Pflegeeinrichtungen eine Personalvermittlung? Die Zahlen 2026

Pflegeeinrichtungen beauftragen Personalvermittlungen, weil eine gemeldete Stelle für Pflegefachkräfte 2025 laut Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit im Median 85 Tage offen blieb und kaum examinierte Pflegekräfte arbeitslos sind.

Laut Blickpunkt Arbeitsmarkt „Arbeitsmarktsituation in Pflegeberufen“ (Mai 2026) arbeiteten 2025 rund 1,8 Millionen Pflegekräfte sozialversicherungspflichtig, davon 734.000 in Krankenhäusern, 537.000 in der stationären und 306.000 in der ambulanten Pflege. Im Jahresdurchschnitt waren rund 31.000 Stellen für Pflegekräfte gemeldet, 96 Prozent davon für examinierte Fachkräfte oder Pflegeassistenz. Etwas mehr als die Hälfte der arbeitslosen Pflegekräfte sucht dagegen eine Helfertätigkeit ohne Berufsabschluss.

Für die Personalvermittlung heißt das: Examinierte Pflegefachkräfte findet ein Vermittler selten in der Arbeitslosigkeit, sondern bei anderen Arbeitgebern. Die 18 Prozent Stellenmeldungen von Zeitarbeitsunternehmen erklärt die Bundesagentur auch damit, dass viele Stellen gemeldet werden, um zunächst einen Bewerberbestand aufzubauen.

Wie lange Pflegestellen je Bundesland offen bleiben

Die Vakanzzeit für Pflegefachkräfte schwankt laut Engpassanalyse 2025 zwischen 31 Tagen in Schleswig-Holstein und Hamburg und 109 Tagen in Berlin und Brandenburg. In jeder Region gilt der Beruf als Engpassberuf.

Quelle: Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Engpassanalyse 2025, Pflegeberufe (KldB 813 und 821), Anforderungsniveau Fachkraft, Jahresdurchschnitt 2025. Die Vakanzzeit misst gemeldete Stellen; viele Stellen werden nie gemeldet.

Für Spezialisten wie die Fachkrankenpflege nennt die Engpassanalyse 70 Tage, für Experten 64 Tage. Wie Du diese Werte für Deine Stelle liest, erklärt der Ratgeber zur Besetzbarkeit.

Anbieterarten im Vergleich: Welcher Dienstleister passt zu welcher Pflegestelle?

Für Personal in der Pflege gibt es sechs Arten von Anbietern: Personalvermittlung, Headhunter oder Personalberatung, Zeitarbeit, Anwerbeagentur für das Ausland, Recruiting-Agentur mit Kampagnen und den Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit. Welche passt, hängt davon ab, ob Du eine Leitungsstelle, mehrere Fachkraftstellen oder einen Ausfall überbrücken willst.

Die meisten Einrichtungen kombinieren zwei Arten: eine für die Stelle, die jetzt offen ist, und eine für den laufenden Bedarf. Wie eine Recruiting Agentur für Pflegeeinrichtungen arbeitet, steht auf unserer Leistungsseite; Kampagnen in Facebook und Instagram übernimmt eine Social Recruiting Agentur.

Wie arbeitet eine Personalvermittlung für Pflegekräfte? Der Ablauf in 6 Schritten

Eine Personalvermittlung für Pflegekräfte arbeitet in sechs Schritten, vom Vertrag bis zur Einstellung. Laut Barometer Personalvermittlung 2025 des Gesamtverbands der Personaldienstleister werden 62,2 Prozent der Positionen innerhalb von zwei Monaten besetzt, 32,9 Prozent brauchen länger.

1. Vertrag: Er regelt Honorar, Bezugsgröße, Fälligkeit, Kandidatenschutz und die Regel für die Probezeit.
2. Anforderungsprofil: Abschluss und Erlaubnis, Einsatzfeld (ambulant, stationär, Klinik, Intensivpflege), Dienstmodell, Stunden, Führerschein für Touren, Tarif und Gehaltsspanne.
3. Suche: Der Vermittler durchsucht seine Kartei, schaltet Anzeigen und fragt im Netzwerk. Laut Barometer 2025 schlägt ein Viertel der Vermittler den Kunden weniger als 10 Prozent der neuen Kandidaten aktiv vor.
4. Vorauswahl: Telefonat zu Abschluss, Stand der Anerkennung bei ausländischem Abschluss, Erfahrung, Wunschdiensten, Kündigungsfrist und Wechselgrund.
5. Vorstellung: Du erhältst Profile, führst das Gespräch und vereinbarst eine Hospitation. Die Entscheidung triffst Du.
6. Vertragsschluss und Rechnung: Unterschreibt die Pflegekraft bei Dir, wird das Honorar fällig, ganz oder in Raten.

Schritt 3 entscheidet. Ein Vermittler, der nur in der eigenen Kartei sucht, stellt dieselben Pflegekräfte oft mehreren Einrichtungen einer Region vor. Wie Du Rückruf, Hospitation und Zusage im eigenen Haus schnell organisierst, erklärt der Leitfaden zum Recruiting-Prozess.

Was kostet eine Personalvermittlung in der Pflege?

Eine Personalvermittlung Pflege kostet bei Fachkräften laut Gesamtverband der Personaldienstleister meist 4.000 bis 10.000 Euro je Einstellung. Bei 27,5 Prozent des Jahresgehalts wie in der Personalberatung sind es nach amtlichen Medianlöhnen rund 14.650 Euro für eine Fachkraft in der Altenpflege und rund 15.140 Euro in der Krankenpflege.

Die Honorarmodelle

• Reine Erfolgsprovision: Du zahlst nur, wenn eine vorgestellte Pflegekraft bei Dir unterschreibt. Laut Barometer Personalvermittlung 2025 arbeiten 50,7 Prozent der Vermittler und 57,6 Prozent der Unternehmen so. Laut Studie werden solche Aufträge oft weniger intensiv bearbeitet.
• Hybridmodell: eine Anzahlung zum Start, der Rest bei Einstellung. Laut Barometer nutzen es 19,8 Prozent der Vermittler und 6,9 Prozent der Unternehmen; die Anzahlung liegt häufig zwischen 10 und 30 Prozent des vereinbarten Honorars.
• Retainer: Raten ab Auftrag, typisch für Headhunter bei Leitungsstellen. Laut Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen lag das durchschnittliche Honorar der Personalberatungen 2024 bei 27,5 Prozent des Zieleinkommens.
• Übernahme aus Zeitarbeit: Übernimmst Du eine Leihkraft, darf der Verleiher nach § 9 Absatz 1 Nummer 3 AÜG eine angemessene Vergütung für die Vermittlung verlangen. Der Gesamtverband der Personaldienstleister nennt mit Verweis auf den Bundesgerichtshof höchstens zwei Bruttomonatsgehälter.

Die Pauschalwerte des Gesamtverbands stammen aus einem Beitrag vom April 2022 und gelten dort als vage Richtwerte. Frag bei jedem Angebot nach der Bezugsgröße: Grundgehalt, Jahresbrutto mit Jahressonderzahlung oder Zieleinkommen mit Zuschlägen für Nacht, Sonntag und Feiertag. In der Pflege machen die Zuschläge einen spürbaren Teil des Einkommens aus.

Rechenbeispiele je Stelle

Die Tabelle rechnet zwei Modelle auf den Medianlohn laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Stichtag 31.12.2025, Vollzeit, brutto im Monat): zwei Bruttomonatsgehälter wie bei der Übernahme einer Leihkraft und 27,5 Prozent der Jahresbasis wie in der Personalberatung.

Rechenweg: Medianlohn × 2 und Medianlohn × 12 × 0,275, eigene Rechnung ohne Jahressonderzahlung, Zuschläge und Mehrwertsteuer. Quelle der Löhne: Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas, Berufsgattungen 81302, 82102, 81313, 82194, 81301, 82101.

Für drei Pflegefachkräfte in der Altenpflege summiert sich ein Prozenthonorar auf rund 43.900 Euro, eine Pauschale am oberen Rand auf 30.000 Euro. Alle Kostenarten einer Einstellung vergleicht der Ratgeber Recruiting Kosten.

Wer das Vermittlungshonorar trägt: Pflegesatz und Pflegebudget

Das Vermittlungshonorar trägt in der Regel Deine Einrichtung aus dem eigenen Ergebnis, weil es die Kostenträger nur begrenzt anerkennen. Nach § 82c Absatz 2b SGB XI erkennen die Pflegekassen Entgelte für Personal ohne direktes Arbeitsverhältnis, etwa Leiharbeitskräfte, nur bis zur Höhe der Bezahlung eigener Beschäftigter an; die Zahlung von Vermittlungsentgelten gilt dort nicht als wirtschaftlich. Laut Bundesagentur für Arbeit werden Vermittlungsentgelte bei der Finanzierung nicht berücksichtigt, Springerpools dagegen regelhaft finanziert.

Für Krankenhäuser regelt § 6a Absatz 2 KHEntgG dasselbe im Pflegebudget: Vergütungen für Leihkräfte zählen nur bis zum Tarifniveau eigener Beschäftigter, Vermittlungsentgelte gar nicht. Beide Regeln stehen im Zusammenhang mit Personal ohne direktes Arbeitsverhältnis. Wie Dein Vermittlungshonorar für eine Festanstellung in den Pflegesatz- oder Budgetverhandlungen behandelt wird, klärst Du vor dem Auftrag mit Deinem Verband oder Deiner Kostenträgerabteilung.

Was die offene Stelle kostet

Teurer als das Honorar ist oft die Stelle, die monatelang offen bleibt. Rechne mit Deinen Zahlen: Monate ohne Besetzung × (Mehrkosten der Leiharbeit je Monat oder Zuschläge für Einspringen plus entgangene Einsätze oder nicht belegte Plätze). Im ambulanten Dienst fallen Touren weg, in der stationären Pflege fehlt vereinbartes Personal. Bleibt eine Fachkraftstelle so lange offen wie im Median laut Engpassanalyse, 85 Tage oder knapp drei Monate, fallen diese Kosten fast ein Vierteljahr lang an. Eine Vermittlung rechnet sich, wenn sie diese Zeit verkürzt und die neue Pflegekraft die Probezeit übersteht.

Personalvermittlung nach Einrichtung: ambulant, stationär, Klinik und Leitung

Welche Personalvermittlung passt, hängt vom Einsatzfeld ab, weil Pflegekräfte je Einrichtung andere Dinge prüfen und Kliniken im Schnitt mehr zahlen als Heime und ambulante Dienste.

• Ambulanter Pflegedienst: Gesucht sind Pflegefachkräfte für Behandlungspflege und Pflegeplanung und Pflegehilfskräfte mit Führerschein. Bewerber prüfen Tourlänge, Dienstwagen, geteilte Dienste und den Wochenendrhythmus.
• Stationäre Altenpflege: Gesucht sind Pflegefachkräfte, Pflegeassistenz und Wohnbereichsleitung. Seit dem 1. Juli 2023 legt § 113c SGB XI Personalanhaltswerte nach drei Qualifikationsstufen fest. Damit werden qualifizierte Assistenzkräfte zu einer eigenen Zielgruppe, für die eine Vermittlung selten nötig ist.
• Krankenhaus und Klinik: Gesucht sind Gesundheits- und Krankenpfleger, Fachkrankenpflege für Intensiv und Anästhesie und OP-Pflege. Krankenhäuser rechnen Pflegepersonal über das Pflegebudget ab, mit den genannten Grenzen bei Vermittlungsentgelten. Die Arztseite deckt die Seite Ärzte und MFA ab; alle Wege für Kliniken vergleicht der Ratgeber zur Personalgewinnung im Krankenhaus. Wie Du Ärzte für Praxis, MVZ oder Klinik findest, erklärt der Ratgeber Ärzte gewinnen, das Praxisteam der Ratgeber MFA finden.
• Pflegedienstleitung und Wohnbereichsleitung: Für die verantwortliche Pflegefachkraft verlangt § 71 Absatz 3 SGB XI zwei Jahre Berufserfahrung innerhalb der letzten acht Jahre und eine Weiterbildung für leitende Funktionen, die 460 Stunden nicht unterschreiten soll. Hier passen Personalvermittlung und Headhunter am besten, weil das Honorar bei einer einzelnen Schlüsselstelle im Verhältnis zur Wirkung steht.

Die Gehaltsfrage ist in der Altenpflege enger als in anderen Branchen. Seit dem 1. September 2022 erhalten Pflegeeinrichtungen einen Versorgungsvertrag nach § 72 Absatz 3a und 3b SGB XI nur, wenn sie nach Tarif oder mindestens auf Tarifniveau bezahlen. Der Pflegemindestlohn liegt seit dem 1. Juli 2026 für Pflegefachkräfte bei 21,03 Euro je Stunde und steigt am 1. Juli 2027 auf 21,58 Euro (§ 2 der Siebten Pflegearbeitsbedingungenverordnung). Pflegekräfte wechseln deshalb selten wegen ein paar Euro, sondern wegen Dienstplan, Besetzung und Team. Ein guter Vermittler fragt danach zuerst. Mehr zur Branche steht auf der Seite Fachkräfte in der Pflege.

Zeitarbeit oder Personalvermittlung: Was ist für Pflegeeinrichtungen besser?

Für eine Dauerstelle ist die Personalvermittlung in Festanstellung meist die bessere Wahl, für kurze Ausfälle die Zeitarbeit. Der Unterschied liegt in Anstellung, Abrechnung und Refinanzierung.

Laut Bundesagentur waren 2025 rund 32.000 Pflegekräfte in Leiharbeit tätig, knapp 2 Prozent; 2023 waren es mit fast 43.000 so viele wie nie. Nach der Antwort der Bundesregierung vom April 2026 (Drucksache 21/5270) lag der Median der Vollzeitbeschäftigten in Pflegeberufen 2024 bei 4.124 Euro, der von Leiharbeitskräften bei 4.172 Euro. In einer dort zitierten Befragung des Instituts der deutschen Wirtschaft von 2023 unter rund 4.000 Leiharbeitskräften in der Pflege nannten diese leistungsgerechte Vergütung, Einfluss auf die Dienstpläne und mehr Wertschätzung als Gründe für den Wechsel. Den Vergleich für andere Branchen zeigt der Ratgeber Zeitarbeitsfirma Handwerk.

Personalvermittlung aus dem Ausland: Was gilt für Pflegefachkräfte aus Drittstaaten?

Pflegefachkräfte aus Drittstaaten gewinnst Du über eine Anwerbeagentur oder eigene Anwerbung, und die Kosten trägt nach dem Gütesiegel „Faire Anwerbung Pflege Deutschland“ der Arbeitgeber. Laut Bundesagentur haben 20 Prozent der Pflegekräfte eine ausländische Staatsangehörigkeit, seit 2022 trägt diese Gruppe das gesamte Beschäftigungswachstum.

• Anerkennung: Mit 32.000 Anerkennungen war Pflegefachfrau oder Pflegefachmann 2025 laut Statistischem Bundesamt der am häufigsten anerkannte ausländische Abschluss. Die Landesbehörde prüft die Gleichwertigkeit nach § 40 PflBG; bei wesentlichen Unterschieden folgt eine Kenntnisprüfung oder ein Anpassungslehrgang.
• Anerkennungspartnerschaft: Nach § 16d Absatz 3 AufenthG reist die Pflegekraft mit einer staatlich anerkannten Ausbildung von mindestens zwei Jahren, hinreichenden Deutschkenntnissen und einem konkreten Arbeitsplatzangebot ein und arbeitet während des Verfahrens bei Dir. Die Aufenthaltserlaubnis gilt zunächst höchstens ein Jahr und kann bis auf drei Jahre verlängert werden.
• Gütesiegel: Das Gütesiegel „Faire Anwerbung Pflege Deutschland“ des Bundesgesundheitsministeriums verlangt eine für Pflegekräfte kostenfreie Anwerbung (Employer-Pays-Prinzip), einen transparenten Ablauf und schriftliche Rechte und Pflichten in verständlicher Sprache. Frag jede Agentur, ob sie es trägt.

Plane neben dem Honorar Sprachkurs, Wohnung und eine feste Ansprechperson ein.

Was ist bei Personalvermittlung in der Pflege rechtlich erlaubt?

Bei der Personalvermittlung in der Pflege gelten die Regeln des SGB III für die private Arbeitsvermittlung, das AÜG für die Übernahme von Leihkräften und das SGB XI für die Refinanzierung.

• Keine Exklusivbindung: Nach § 297 Nummer 4 SGB III sind Vereinbarungen unwirksam, die sicherstellen sollen, dass ein Arbeitgeber sich ausschließlich eines bestimmten Vermittlers bedient. Laut Barometer 2025 arbeiten nur 17,3 Prozent der Vermittler und 14,2 Prozent der Unternehmen mit Exklusivverträgen.
• Schutz der Pflegekraft: Verlangt ein Vermittler Geld von der Pflegekraft, gilt § 296 SGB III: Schriftform, Vergütung nur bei erfolgreicher Vermittlung, höchstens 2.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer, keine Vorschüsse.
• Übernahme von Leihkräften: Ein Verbot, die Leihkraft nach Ende des Einsatzes einzustellen, ist nach § 9 Absatz 1 Nummer 3 AÜG unwirksam. Eine angemessene Vermittlungsvergütung an den Verleiher ist erlaubt, eine Zahlung der Leihkraft an den Verleiher nach Nummer 5 nicht.
• Refinanzierung: § 82c Absatz 2b SGB XI und § 6a Absatz 2 KHEntgG begrenzen, was Kostenträger für Leiharbeit und Vermittlung anerkennen.
• Gleichbehandlung und Datenschutz: Anzeigen und Auswahl folgen dem AGG, die Bewerberdaten der DSGVO. Beides gilt für Dich und den Vermittler.

Wann lohnt sich eine Personalvermittlung in der Pflege, und wann nicht?

Eine Personalvermittlung Pflege lohnt sich für einzelne Schlüsselstellen und für die Übernahme einer bewährten Leihkraft. Für mehrere Fachkraftstellen in einer Region mit kurzer Arbeitslosenliste ist sie selten der schnellste Weg.

Sie lohnt sich für eine Pflegedienstleitung, eine Wohnbereichsleitung oder eine Fachkraft mit seltener Qualifikation wie Beatmung, wenn der Vermittler im Einsatzfeld nachweisbar besetzt hat. Sie lohnt sich auch, wenn Du eine Leihkraft übernehmen willst, die Dein Team schon kennt, und die Vergütung auf höchstens zwei Monatsgehälter begrenzt ist.

Sie lohnt sich seltener, wenn Du drei, fünf oder zehn Pflegefachkräfte brauchst. Das Honorar fällt je Kopf an, und die Kartei ist in einem Markt mit 57 Arbeitslosen auf 100 Stellen schnell leer. Für diesen Bedarf erreicht ein eigener Bewerberfluss über regionale Anzeigen mehr Pflegekräfte, die heute bei einem anderen Arbeitgeber arbeiten. Wie das geht, beschreibt der Leitfaden zum Social Recruiting; einen Überblick über alle Wege gibt der Ratgeber zur Mitarbeitergewinnung.

Pflegehilfskräfte findest Du meist ohne Honorar. In der Pflegeassistenz kamen 2025 laut Bundesagentur 223 Arbeitslose auf 100 gemeldete Stellen. Der Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit, Umschulungen und die Qualifizierung eigener Hilfskräfte sind hier der bessere Weg.

Wie findest Du eine seriöse Personalvermittlung für die Pflege? 8 Prüffragen

Eine seriöse Personalvermittlung für die Pflege beantwortet acht Fragen vor Vertragsschluss schriftlich. Bleibt eine Antwort offen, fehlt ein Teil der Leistung oder der Kosten.

1. Welche Besetzungen im selben Einsatzfeld? Drei Beispiele aus ambulanter Pflege, Heim oder Klinik in Deiner Region.
2. Wie wird gesucht? Nur Kartei und Anzeigen oder auch Ansprache von Pflegekräften, die nicht aktiv suchen.
3. Was wird vor der Vorstellung geprüft? Erlaubnis zur Führung der Berufsbezeichnung, Anerkennung, Sprachniveau, Führerschein, Wunschdienste.
4. Was ist die Bezugsgröße? Grundgehalt, Jahresbrutto oder Zieleinkommen mit Zuschlägen.
5. Wann wird das Honorar fällig? Bei Unterschrift, bei Arbeitsbeginn oder in Raten bis nach der Probezeit.
6. Was gilt bei Kündigung in der Probezeit? Nachbesetzung, Gutschrift oder keine Regel.
7. Wie lange gilt der Kandidatenschutz? Und was passiert, wenn sich dieselbe Pflegekraft parallel direkt bei Dir bewirbt.
8. Werden dieselben Profile auch anderen Einrichtungen vorgestellt? Dann konkurrierst Du um den Kandidaten, für den Du zahlst.

Wie hat ein ambulanter Pflegedienst vier Pflegefachkräfte über regionale Kampagnen eingestellt?

Die Amandum GmbH, ein evolutionärer ambulanter Pflegedienst, hat über eine Kampagne von Candidate Flow® mit telefonischer Vorqualifizierung 16 Bewerbungen erhalten und 4 Pflegefachkräfte eingestellt. Die Zahlen zum Fall stehen unter Amandum GmbH, ambulanter Pflegedienst.

Der Ablauf ist in jeder Kampagne gleich: Candidate Flow® schaltet regionale Kampagnen, führt die Telefonate mit den Bewerbern, prüft Qualifikation, Eignung, Wechselmotivation, Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit und terminiert die Vorstellungsgespräche. Die Pflegeeinrichtung führt das Gespräch und entscheidet. Die erste Einstellung erfolgt im Schnitt nach 23 Tagen, in den öffentlich dokumentierten Fällen kamen 6,8 Bewerbungen auf eine Einstellung (Ergebnisse).

Im Gesundheitswesen hat das Sana Gesundheitszentrum Niederlausitz auf demselben Weg 13 Bewerbungen erhalten und 4 Fachärzte für Allgemeinmedizin eingestellt (Fall Sana Gesundheitszentrum Niederlausitz); für Therapiepraxen zeigt die Seite Physiotherapie und Therapiepraxen weitere Fälle. Candidate Flow® ist das Recruiting-System für den Mittelstand und besetzt Stellen in über 50 Branchen. Im Candidate Flow® Pool stehen über 210.000 Kandidaten, über 5.000 Unternehmen haben mit uns mehr als 19.000 Einstellungen erreicht.

5 Fehler bei der Personalvermittlung in der Pflege

Die häufigsten Fehler sind eine offene Bezugsgröße, ein Profil ohne Dienstmodell, langsame Rückmeldungen, mehrere Vermittler ohne Kandidatenschutz und die Vermittlung für viele Fachkraftstellen.

1. Bezugsgröße offen gelassen. „Prozent vom Jahresgehalt“ schließt dann Jahressonderzahlung und Zuschläge ein. Die Rechnung fällt höher aus, und refinanziert wird sie nicht.
2. Profil ohne Dienstmodell. Der Vermittler stellt Pflegekräfte vor, die nur Frühdienst wollen, während Du Nachtdienste besetzen musst. Zwei Wochen sind verloren.
3. Rückmeldung nach einer Woche. Wechselbereite Pflegefachkräfte haben mehrere Angebote. Wer nicht innerhalb von zwei Tagen zur Hospitation einlädt, liest kurz darauf die Absage.
4. Drei Vermittler ohne Regel zum Kandidatenschutz. Zwei Anbieter schicken dieselbe Pflegefachkraft, beide verlangen das Honorar. Statt einer Einstellung folgt ein Streit.
5. Vermittlung für fünf Fachkraftstellen. Das Honorar fällt fünfmal an, die Kartei ist schnell leer, und das Stammteam springt weiter ein.

Fazit

Personalvermittlung Pflege ist die Suche und Vorauswahl von Pflegefachkräften, Assistenzkräften und Leitungen für eine Festanstellung gegen ein Honorar, das bei Fachkräften laut Gesamtverband der Personaldienstleister meist 4.000 bis 10.000 Euro beträgt und von den Kostenträgern nur begrenzt anerkannt wird. Sie passt für einzelne Schlüsselstellen wie die Pflegedienstleitung und für die faire Übernahme einer Leihkraft, weniger für mehrere Fachkraftstellen in einem Markt mit 57 Arbeitslosen auf 100 Stellen. Für diesen Bedarf bringt ein eigener Bewerberfluss in der Region schneller Pflegekräfte, wenn Rückruf, Hospitation und Zusage zügig folgen.

Willst Du Pflegefachkräfte über einen eigenen Bewerberfluss gewinnen?

Das Candidate Flow® System übernimmt Kampagnen, Telefonate und Terminierung bis zum Vorstellungsgespräch, mit Einstellungs- und Probezeitgarantie: Einstellung in 30 Tagen, schriftlich garantiert, Umfang und Bedingungen vereinbaren wir individuell und halten sie vor dem Start schriftlich im Vertrag fest. Ob Deine Stelle in Deiner Region besetzbar ist, klärt der kostenlose Kurzcheck.

Quellen

• Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Arbeitsmarktsituation in Pflegeberufen, Blickpunkt Arbeitsmarkt, Mai 2026.
• Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Engpassanalyse 2025, Pflegeberufe (KldB 813 und 821), Deutschland und Länder, abgerufen am 17. Oktober 2026.
• Bundesagentur für Arbeit: Entgeltatlas, Stichtag 31.12.2025, Berufsgattungen 81302, 82102, 81313, 82194, 81301, 82101, abgerufen am 17. Oktober 2026.
• Gesamtverband der Personaldienstleister: Barometer Personalvermittlung 2025, Befragung von 1.000 Kandidaten, 370 Unternehmen und 354 Vermittlern im Juni und Juli 2025.
• Gesamtverband der Personaldienstleister: Rechtliche Aspekte der Personalvermittlung, 11. April 2022.
• Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen: Personalberatungsbranche in Deutschland, 27. August 2025.
• Deutscher Bundestag: Stand und Entwicklung von Leiharbeit in der Pflege, Antwort der Bundesregierung, Drucksache 21/5270 vom 7. April 2026.
• Statistisches Bundesamt: Anerkennungen ausländischer Berufsabschlüsse 2025, Pressemitteilung Nr. 295 vom 19. August 2026.
• Bundesgesundheitsministerium: Gütesiegel Faire Anwerbung Pflege Deutschland, Stand 5. Februar 2026.
• SGB XI: § 71, § 72, § 82c, § 113c; KHEntgG: § 6a; SGB III: § 296, § 297; AÜG: § 9; Aufenthaltsgesetz: § 16d; Siebte Pflegearbeitsbedingungenverordnung, § 2; abgerufen am 17. Oktober 2026.
• Eigene Angaben der Candidate Flow® GmbH: Fälle Amandum GmbH und Sana Gesundheitszentrum Niederlausitz, öffentlich dokumentierte Fälle, Pool und Branchen, siehe Ergebnisse.