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Pflegekräfte finden: Wie Du als Pflegedienst, Heim oder Klinik Fachkräfte gewinnst

Ob ambulanter Pflegedienst, Pflegeheim, Tagespflege, Intensivpflegedienst oder Klinik: Pflegekräfte finden ist für Arbeitgeber in der Pflege die Aufgabe, an der Versorgung und Belegung hängen. Stellen für examinierte Pflegefachkräfte bleiben laut Bundesagentur für Arbeit im Median 85 Tage offen, so lange springt das Stammteam ein.

Dieser Leitfaden richtet sich an Pflegedienste und Einrichtungen, die Pflegepersonal finden und halten wollen. Er erklärt Abschlüsse, Tariftreue, Personalbemessung, Leiharbeit und Anerkennung, vergleicht acht Wege zur Einstellung nach Kosten und Dauer und zeigt, was Pflegekräfte von Arbeitgebern erwarten.

Stand: 3. Oktober 2026 · Zahlen prüfen wir jährlich im Dezember.

Pflegefachkraft begleitet eine Bewohnerin mit Rollator über den hellen Flur einer Pflegeeinrichtung

Kurzfassung

  • Pflegekräfte finden ist die Aufgabe von ambulanten Diensten, Pflegeheimen, Tagespflegen, Intensivpflegediensten und Kliniken, die im selben regionalen Markt suchen.
  • Der Engpass ist amtlich. Auf 100 gemeldete Stellen für Pflegefachkräfte kamen 2025 laut Bundesagentur für Arbeit 57 Arbeitslose.
  • Der Abschluss bestimmt den Einsatz. Nur Pflegefachkräfte dürfen Pflege planen und steuern; Hilfskräfte und ab 2027 Pflegefachassistenten arbeiten unter ihrer Verantwortung.
  • Acht Wege führen zur Einstellung, von der Empfehlung bis zur Anerkennung ausländischer Fachkräfte.
  • Pflegekräfte wählen nach dem Dienstplan. Weil die Tariftreue das Gehalt in der Altenpflege absichert, entscheiden verlässliche Dienste, Teilzeit nach Wunsch und machbare Touren.
  • Tempo gewinnt. Rückruf am selben Tag, Hospitation in derselben Woche, Zusage innerhalb von zwei Tagen.

Was ist eine Pflegekraft? Definition und Abgrenzung

Pflegekraft ist der Sammelbegriff für alle, die beruflich pflegen. Für Deine Suche zählt die Unterscheidung zwischen Fachkräften mit staatlicher Erlaubnis und Hilfs- oder Assistenzkräften.

Pflegekraft ist der Oberbegriff für Beschäftigte, die pflegebedürftige Menschen beruflich pflegen und betreuen. Pflegefachkräfte besitzen eine staatliche Erlaubnis nach dem Pflegeberufegesetz oder seinen Vorgängergesetzen und dürfen als Einzige den Pflegebedarf erheben, die Pflege planen und den Pflegeprozess steuern (§ 4 PflBG). Pflegehilfs- und Pflegeassistenzkräfte arbeiten mit kürzerer oder ohne pflegerische Ausbildung unter dieser Verantwortung.

In Bewerbungen begegnen Dir diese Abschlüsse:

  • Pflegefachfrau, Pflegefachmann: seit dem 1. Januar 2020 der Abschluss der generalistischen Ausbildung, drei Jahre in Vollzeit, in Teilzeit höchstens fünf (§ 6 PflBG). Sie qualifiziert für Klinik, Heim und ambulante Pflege zugleich.
  • Altenpfleger, Gesundheits- und Krankenpfleger: die früheren Abschlüsse; Erlaubnisse bis Ende 2019 gelten fort (§ 64 PflBG). Einen gesonderten Abschluss in der Altenpflege oder Kinderkrankenpflege (§ 59 PflBG) erwarben laut Destatis 2025 nur knapp 1,2 Prozent der Absolventen.
  • Pflegehelfer und Pflegeassistenz: bisher 27 landesrechtliche Ausbildungen von meist ein bis zwei Jahren. Ab dem 1. Januar 2027 ersetzt sie die bundeseinheitliche Pflegefachassistenz mit in der Regel 18 Monaten in Vollzeit (BGBl. 2025 I Nr. 259).
  • Pflegehilfskräfte ohne Ausbildung unterstützen in Grundpflege und Alltag. Betreuungskräfte nach § 43b SGB XI übernehmen Betreuung und Aktivierung, keine Pflege.
  • Fachkrankenpflege ist eine Weiterbildung nach dem Examen, etwa für Intensivpflege und Anästhesie.

Für die Anzeige heißt das: Wer Altenpfleger finden will, schreibt „Pflegefachkraft (Pflegefachfrau/-mann, Altenpfleger/in, Gesundheits- und Krankenpfleger/in)“ in den Titel, weil viele erfahrene Kräfte ihren alten Abschluss führen und nach ihm suchen.

Pflegedienst, Heim, Klinik: wer welche Pflegekräfte sucht

Pflegekräfte suchen vor allem Krankenhäuser, stationäre Pflegeeinrichtungen und ambulante Pflegedienste. Laut Bundesagentur für Arbeit arbeiteten 2025 rund 734.000 Pflegekräfte in Krankenhäusern, 537.000 in der stationären und 306.000 in der ambulanten Pflege, die in zehn Jahren um fast 50 Prozent wuchs. Destatis zählte Ende 2023 bundesweit 15.549 ambulante Pflegedienste und 16.505 Pflegeheime.

ArbeitgeberTypische StellenWas Bewerber dort prüfen
Ambulanter PflegedienstPflegefachkraft für Behandlungspflege und Pflegeplanung, Pflegehilfskraft mit Führerschein, PflegedienstleitungTourlänge, Dienstwagen, geteilte Dienste, Wochenendrhythmus
Stationäre AltenpflegePflegefachkraft, Pflegeassistenz, Wohnbereichsleitung, PraxisanleitungBesetzung je Schicht, Einspringen, Vorlauf des Dienstplans
TagespflegePflegefachkraft, Pflegeassistenz, BetreuungskraftTagdienst werktags, Fahrdienst, Gruppengröße
Außerklinische IntensivpflegePflegefachkraft mit Intensiv- oder Beatmungserfahrung für Klienten zu Hause oder in Wohngemeinschaften (§ 37c SGB V)Einarbeitung, feste Klienten, Anfahrt
Krankenhaus und KlinikGesundheits- und Krankenpfleger, Fachkrankenpflege Intensiv und Anästhesie, OP-PflegeStation, Besetzung, Weiterbildung, Tarif

In Krankenhäusern sind laut Bundesagentur 78 Prozent der Pflegekräfte examinierte Fachkräfte, in der stationären Altenpflege bilden Hilfskräfte die größte Gruppe. Wie wir Pflegedienste und Einrichtungen unterstützen, steht auf der Seite Fachkräfte in der Pflege; alle Branchen findest Du in der Branchenübersicht.

Warum fehlen Pflegekräfte? Der Fachkräftemangel in der Pflege in Zahlen

Pflegekräfte fehlen, weil der Bedarf mit der Zahl der Pflegebedürftigen wächst, während geburtenstarke Jahrgänge in Rente gehen und rund die Hälfte des Personals in Teilzeit arbeitet.

Der Pflegearbeitsmarkt in Zahlen

85 TageVakanzzeitMedian, Pflegefachkräfte, Engpassberuf (Bundesagentur für Arbeit, Engpassanalyse 2025)
57Arbeitslose je 100 Stellenfür examinierte Pflegefachkräfte 2025 (Bundesagentur für Arbeit, Mai 2026)
389.000Abgänge in RentePflegekräfte in den nächsten zehn Jahren (Bundesagentur für Arbeit, Mai 2026)
280.000 bis 690.000fehlende Pflegekräfte 2049je nach Variante (Statistisches Bundesamt, Januar 2024)

Der Bedarf steigt. Destatis rechnet damit, dass der Bedarf an erwerbstätigen Pflegekräften von 1,62 Millionen im Jahr 2019 auf 2,15 Millionen im Jahr 2049 wächst. Schon 2034 könnten 90.000 bis 350.000 Pflegekräfte fehlen. 22 Prozent der Pflegekräfte haben laut Bundesagentur das 55. Lebensjahr überschritten.

Der Nachwuchs wächst, reicht aber nicht. 2025 schlossen laut Destatis 63.900 Menschen einen Ausbildungsvertrag zur Pflegefachfrau oder zum Pflegefachmann ab, 8 Prozent mehr als im Vorjahr, und 35.300 bestanden die Prüfung. Rund jede dritte Pflegeausbildung wurde 2024 laut Bundesagentur ohne Abschluss beendet.

Teilzeit verkleinert jede Kopfzahl. 49 Prozent der Pflegekräfte arbeiten laut Bundesagentur in Teilzeit, über alle Berufe 31 Prozent. Die rund 1,8 Millionen Beschäftigten entsprechen etwa 1,3 Millionen Vollzeitkräften.

Der Markt ist zweigeteilt. Die Arbeitslosenquote examinierter Pflegefachkräfte lag 2025 laut Bundesagentur bei 1,1 Prozent. In der Pflegeassistenz kamen dagegen 223 Arbeitslose auf 100 Stellen, bei Hilfskräften ohne Pflegeausbildung über 31.000 Arbeitslose auf rund 1.500 Stellen. Pflegefachkräfte gewinnst Du deshalb meist von anderen Arbeitgebern, bei Pflegehilfskräften lohnt die Qualifizierung. Wie Du solche Werte für Deine Region liest, erklärt der Ratgeber zur Besetzbarkeit.

Was Tariftreue, Mindestlohn und Personalbemessung für Deine Suche bedeuten

  • Tariftreue nach § 72 SGB XI. Seit dem 1. September 2022 erhalten Pflegeeinrichtungen einen Versorgungsvertrag nur, wenn sie Pflege- und Betreuungspersonal nach Tarif bezahlen (Absatz 3a) oder mindestens auf Tarifniveau, etwa in Höhe des regional üblichen Entlohnungsniveaus nach § 82c (Absatz 3b).
  • Pflegemindestlohn. Seit dem 1. Juli 2026 gelten mindestens 21,03 Euro je Stunde für Pflegefachkräfte, 17,80 Euro für Hilfskräfte mit mindestens einjähriger Ausbildung und 16,52 Euro für Hilfskräfte (Siebte Pflegearbeitsbedingungenverordnung).
  • Personalbemessung nach § 113c SGB XI. Seit dem 1. Juli 2023 legt das Gesetz für vollstationäre Einrichtungen fest, wie viel Personal je Pflegebedürftigem höchstens vereinbart werden kann, getrennt nach drei Qualifikationsstufen. Bei Pflegegrad 5 sind das 0,3842 Vollzeitstellen Fachkraft, 0,1102 Stellen Hilfskraft mit mindestens einjähriger Ausbildung und 0,1758 Stellen Hilfskraft ohne diese Ausbildung.

Die Folge: In der Altenpflege liegen die Gehälter einer Region nah beieinander. Pflegekräfte wechseln deshalb selten wegen ein paar Euro, sondern wegen Dienstplan, Besetzung und Team. Qualifizierte Assistenzkräfte werden durch die Personalbemessung zu einer eigenen Zielgruppe.

Was erwarten Pflegekräfte von einem Arbeitgeber?

Pflegekräfte erwarten vor allem einen verlässlichen Dienstplan, genug Personal je Schicht und ein Gehalt nach Tarif. In der Studie „Ich pflege wieder, wenn …“ (Arbeitnehmerkammer Bremen, Arbeitskammer des Saarlandes, Institut Arbeit und Technik, 2022, 12.684 Befragte) nannten Ausgestiegene und Teilzeitkräfte bedarfsgerechte Personalausstattung, Bezahlung nach Qualifikation, wertschätzende Führung und verbindliche Dienstpläne als wichtigste Bedingungen. In einer Befragung des Instituts der deutschen Wirtschaft von 2023 unter rund 4.000 Leiharbeitskräften in der Pflege waren Vergütung, Einfluss auf die Dienstpläne und Wertschätzung die Motive für den Wechsel in die Leiharbeit.

  • Ein Dienstplan, der hält. Vier Wochen Vorlauf, Wunschdienste, freie Tage bleiben frei.
  • Ein Ausfallkonzept statt Einspringen. Springerpool, feste Vertretungsregeln und ein spürbarer Ausgleich für Dienste aus dem Frei.
  • Teilzeit nach Wunsch. Nach Einschätzung der Bundesagentur erschweren unterschiedliche Vorstellungen über Lage und Verteilung der Arbeitszeit häufig eine zügige Besetzung. Nenne konkrete Modelle, etwa Dienste von 7 bis 12 Uhr.
  • Touren, die aufgehen. Realistische Zeitwerte, Dienstwagen, wenige geteilte Dienste, eine Tour nahe am Wohnort.
  • Einarbeitung und Entwicklung. Feste Praxisanleitung und bezahlte Weiterbildung, etwa zur Praxisanleitung oder in Palliative Care.

Beim Gehalt vergleichen Pflegekräfte Grundgehalt, Zuschläge und Jahressonderzahlung. Die Werte für Deutschland:

Beruf und NiveauMedian brutto im MonatUnteres bis oberes Viertel
Gesundheits- und Krankenpflege, Fachkraft4.587 €4.111 bis 5.116 €
Altenpflege, Fachkraft4.438 €3.983 bis 4.886 €
Fachkrankenpflege, Spezialist5.057 €4.379 bis 5.760 €
Gesundheits- und Krankenpflege, Helfer3.596 €3.184 bis 4.202 €
Altenpflege, Helfer3.335 €2.989 bis 3.731 €

Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas, Stichtag 31.12.2025, sozialversicherungspflichtig Vollzeitbeschäftigte, Deutschland. Die Berufsklassifikation bildet die Generalistik noch nicht ab.

Pflegefachkräfte in Krankenhäusern verdienten laut Bundesagentur 2024 mit 4.409 Euro im Median mehr als in Heimen und ambulanten Diensten. Pflegedienste und Heime gewinnen gegen die Klinik deshalb über planbare Dienste und Nähe zum Wohnort.

Pflegekräfte finden: die 8 Wege

Pflegekräfte findest Du über acht Wege, die jeweils eine andere Gruppe erreichen. Für jeden stehen hier Zielgruppe, Kosten, Dauer und der häufigste Fehler.

1. Mitarbeiterempfehlung

Für wen
jede Einrichtung mit Stammteam
Kosten
Prämie je Einstellung
Dauer
Tage bis Wochen

Pflegekräfte kennen Pflegekräfte aus Ausbildung und früheren Stationen. Wer als Pflegedienst Mitarbeiter finden will, beginnt deshalb im eigenen Team. Zahl die Prämie in zwei Raten, bei Einstellung und nach der Probezeit.

Typischer Fehler: Die Prämie hängt im Aushang, aber niemand spricht sie an. Empfehlungen entstehen bei der Übergabe.

2. Jobbörsen, Indeed und Arbeitsagentur

Für wen
aktiv Suchende, Berufseinsteiger
Kosten
Laufzeit oder Klickpreis
Dauer
Wochen bis Monate

Indeed, StepStone, Pflegejobbörsen und die Jobbörse der Bundesagentur erreichen Pflegekräfte, die gerade suchen, etwa nach dem Examen oder einem Umzug. Laut Bundesagentur stammten 2025 18 Prozent der gemeldeten Pflegestellen von Zeitarbeitsunternehmen. Die Meldung bei der Arbeitsagentur kostet nichts und hilft vor allem bei Umschülern und Hilfskräften.

Typischer Fehler: „Pflegefachkraft (m/w/d)“ ohne Dienstmodell, Stunden und Gehaltsrahmen. Genau danach filtern Pflegekräfte.

3. Social Recruiting mit regionalen Anzeigen

Für wen
Pflegekräfte in fester Anstellung im Umkreis
Kosten
Werbebudget ab 600 € je Stelle und Monat
Dauer
erste Bewerbungen in Tagen

Die meisten Pflegefachkräfte arbeiten heute bei einem anderen Pflegedienst, Heim oder Krankenhaus. Stellenbörsen lesen viele von ihnen nicht, Facebook und Instagram schon. Eine bezahlte Anzeige mit Video aus Deinem Team und klarer Aussage zu Dienstplan und Tarif erreicht sie im Umkreis, die Bewerbung läuft mobil ohne Lebenslauf. Wie das geht, steht im Leitfaden zum Social Recruiting, realistische Budgets in Was kostet Social Recruiting. Alternativ übernimmt eine Social Recruiting Agentur.

Typischer Fehler: Stockfotos mit Models in weißen Kitteln. Pflegekräfte erkennen gestellte Bilder sofort.

4. Recruiting Agentur und Personalvermittlung

Für wen
Leitung, Spezialisten, mehrere Stellen
Kosten
Honorar je Einstellung oder Pauschale
Dauer
Wochen bis Monate

Eine Personalvermittlung berechnet bei Einstellung ein Honorar; laut Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen lag es bei Personalberatungen 2024 im Schnitt bei 27,5 Prozent des Zieleinkommens. Für eine Pflegedienstleitung kann sich das rechnen, für Schichtdienststellen selten. Eine Recruiting Agentur übernimmt Kampagne, Vorauswahl und Terminierung und rechnet je nach Modell ab.

Typischer Fehler: Den Vertrag ohne Regelung für die Probezeit unterschreiben. Geht die Pflegekraft nach sechs Wochen, ist das Honorar trotzdem fällig.

5. Zeitarbeit und Leiharbeit

Für wen
Ausfälle, Urlaub, Überbrückung
Kosten
Stundensatz, refinanziert nur bis Tarifniveau
Dauer
Tage

Laut Bundesagentur waren 2025 rund 32.000 Pflegekräfte in Leiharbeit tätig, knapp 2 Prozent; 2023 waren es fast 43.000. Nach § 82c Absatz 2b SGB XI erkennen die Pflegekassen Entgelte für Leiharbeitskräfte nur so weit an, wie sie für eigene Beschäftigte gelten, Vermittlungsentgelte gar nicht. Den Rest trägt Deine Einrichtung. Wer Leihkräften die beliebten Dienste überlässt, verschiebt Nächte und Wochenenden auf das Stammteam.

Typischer Fehler: Eine Dauerstelle monatelang mit Leiharbeit besetzen. Die nicht refinanzierte Differenz übersteigt schnell eine eigene Suche.

6. Ausbildung, Umschulung und Pflegefachassistenz

Für wen
Nachwuchs, Quereinsteiger, eigene Hilfskräfte
Kosten
über Ausgleichsfonds refinanziert
Dauer
18 Monate bis 3 Jahre

Die Ausbildungskosten, darunter die Mehrkosten der Ausbildungsvergütung und die Praxisanleitung, finanzieren Ausgleichsfonds der Länder (§§ 26 und 27 PflBG). Einzahlen müssen Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen ohnehin. Für eigene Hilfskräfte ist ab 2027 die 18-monatige Pflegefachassistenz der schnellere Weg. Die Bundesagentur förderte 2025 rund 8.000 Umschulungen in die Pflege; sechs Monate nach der Umschulung zur Fachkraft waren 92 Prozent beschäftigt.

Typischer Fehler: Auszubildende als Lückenfüller einplanen. Ohne Praxisanleitung und Lernzeit steigt das Risiko eines Abbruchs.

7. Pflegefachkräfte aus dem Ausland mit Anerkennung

Für wen
Träger mit mehreren offenen Stellen
Kosten
Anwerbung, Sprachkurs, Anerkennung, Wohnung
Dauer
viele Monate

20 Prozent der Pflegekräfte haben laut Bundesagentur eine ausländische Staatsangehörigkeit, seit 2022 trägt diese Gruppe das gesamte Beschäftigungswachstum. Mit 32.000 Anerkennungen war Pflegefachfrau/Pflegefachmann 2025 laut Destatis der häufigste anerkannte Abschluss. Bei Abschlüssen von außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz prüft die Landesbehörde die Gleichwertigkeit (§ 40 PflBG); bei wesentlichen Unterschieden folgt nach Wahl der Pflegekraft eine Kenntnisprüfung oder ein Anpassungslehrgang. Über die Anerkennungspartnerschaft (§ 16d Absatz 3 AufenthG) reist sie mit mindestens zweijähriger Ausbildung, Deutsch auf Niveau A2 und einem konkreten Arbeitsplatzangebot ein und arbeitet während des Verfahrens bei Dir. Achte bei Agenturen auf das Gütesiegel „Faire Anwerbung Pflege Deutschland“, das eine für Pflegekräfte kostenfreie Anwerbung vorschreibt.

Typischer Fehler: Fachkräfte holen und allein lassen. Ohne Ansprechpartner, Sprachförderung und Wohnung sind sie nach der Anerkennung schnell beim nächsten Arbeitgeber.

8. Rückkehrer und Teilzeitkräfte zurückgewinnen

Für wen
ehemalige Pflegekräfte, Teilzeitkräfte
Kosten
Einarbeitung, Dienstmodell
Dauer
Wochen

In der Studie „Ich pflege wieder, wenn …“ konnten sich über 60 Prozent der Ausgestiegenen eine Rückkehr mit rund 30 Wochenstunden vorstellen und etwa die Hälfte der Teilzeitkräfte zehn Stunden mehr. Die Autoren errechneten daraus mindestens 300.000 zusätzliche Vollzeitkräfte, vorausgesetzt, die Bedingungen verbessern sich. Sprich ehemalige Kolleginnen an und frag Deine Teilzeitkräfte, unter welchen Bedingungen sie aufstocken würden.

Typischer Fehler: Rückkehrer ohne begleitete Dienste sofort in die volle Verantwortung schicken.

Die 8 Wege im Vergleich: Kosten, Zeit, Eignung

Die acht Wege, Pflegekräfte zu finden, unterscheiden sich darin, wen sie erreichen und wie schnell. Die letzte Spalte zeigt, für welche Stelle ein Weg passt.

WegWen Du erreichstKostenBis zur BewerbungPasst für
MitarbeiterempfehlungBekanntenkreis des TeamsPrämieTage bis Wochenjede Stelle, begrenzte Zahl
Jobbörsen, Arbeitsagenturaktiv SuchendeLaufzeit oder KlickWochenEinsteiger, Hilfskräfte
Social RecruitingWechselbereite im Umkreisab 600 € Werbebudget je Stelle und MonatTageFachkräfte, Assistenz, mehrere Stellen
PersonalvermittlungKartei des Vermittlersim Schnitt 27,5 % des Zieleinkommens (BDU, 2024)Wochen bis MonateLeitung, Spezialisten
ZeitarbeitPool des VerleihersStundensatz, Differenz trägt die EinrichtungTageAusfälle, Überbrückung
Ausbildung, UmschulungNachwuchs, eigene Hilfskräfteüber Ausgleichsfonds refinanziertEinsatz nach 18 bis 36 MonatenFachkräfte der nächsten Jahre
Ausland mit AnerkennungFachkräfte aus DrittstaatenAnwerbung, Sprache, WohnungMonatemehrere Stellen, langfristig
Rückkehrer, Teilzeitehemalige und eigene KräfteEinarbeitungWochenflexible Dienstmodelle

Empfehlung, Arbeitsagentur und Rückkehrer-Ansprache laufen immer mit, weil sie wenig kosten. Für die Fachkraftstelle, die jetzt offen ist, erreicht Social Recruiting die meisten Wechselbereiten in kurzer Zeit. Ausbildung, Assistenz und Anerkennung bauen den Personalstamm auf. Einen Überblick über alle Kanäle gibt der Leitfaden zur Mitarbeitergewinnung; wie wir Unternehmen beim Mitarbeiter finden unterstützen, steht auf unserer Leistungsseite.

Stellenanzeige und Ansprache: was Pflegekräfte zuerst lesen

Eine Stellenanzeige für Pflegekräfte muss in der ersten Zeile vier Angaben liefern: Dienstmodell, Stundenumfang, Einsatzort und Gehalt. Examen und Erfahrung setzen Bewerber voraus. Drei Beispiele für die erste Zeile:

Ambulanter PflegedienstPflegefachkraft im ambulanten Dienst: Deine Tour liegt im Ort, Du fährst einen Dienstwagen, auch privat, und hast jedes zweite Wochenende frei. Teilzeit ab 20 Stunden, Bezahlung nach Tarif.
Stationäre PflegeeinrichtungPflegefachkraft für unseren Wohnbereich: Dein Dienstplan steht vier Wochen im Voraus, Ausfälle fängt unser Springerpool auf, Nachtdienste übernimmst Du nur, wenn Du willst.
Klinik und IntensivpflegePflegefachfrau, Pflegefachmann oder Gesundheits- und Krankenpfleger für die Intensivstation: festes Team, die Fachweiterbildung zahlen wir, Deine Einarbeitung begleitet eine feste Praxisanleitung.

Jede Angabe muss im Gespräch bestätigt werden. Wer wegen eines versprochenen Dienstplans wechselt und dann ständig einspringt, kündigt in der Probezeit.

  • Echte Menschen, echte Räume. Ein Handyvideo, in dem eine Kollegin erzählt, warum sie bei Dir arbeitet, wirkt stärker als jedes Agenturfoto.
  • Alle Bezeichnungen nennen. Pflegefachfrau, Pflegefachmann, Altenpfleger, Gesundheits- und Krankenpfleger, für Assistenzstellen Altenpflegehelfer.
  • Kurze Bewerbung. Name, Telefon, Abschluss, Wohnort, gewünschte Stunden. Urkunde und Lebenslauf folgen nach dem Telefonat.

Wie Du eine Anzeige Satz für Satz aufbaust, steht im Leitfaden zum Schreiben von Stellenanzeigen.

Bewerbungsprozess: Wie schnell musst Du bei Pflegekräften sein?

Im Bewerbungsprozess für Pflegekräfte entscheidet der erste Tag, weil wechselbereite Fachkräfte sich meist bei mehreren Arbeitgebern melden. Examinierte Pflegefachkräfte beendeten eine Arbeitslosigkeit 2025 laut Bundesagentur im Schnitt nach 134 Tagen, doppelt so schnell wie Fachkräfte insgesamt.

Rückruf am selben Tag. Im Dienst können Pflegekräfte selten telefonieren. Schick eine Nachricht mit Terminvorschlag und ruf etwa nach dem Frühdienst an.

Telefonat mit Checkliste. 15 Minuten reichen:

  • Abschluss und Erlaubnis zur Führung der Berufsbezeichnung, bei ausländischem Abschluss Stand der Anerkennung und Sprachniveau
  • Erfahrung nach Einsatzfeld: ambulant, stationär, Klinik, Intensivpflege
  • Gewünschte Dienste und Stunden, für den ambulanten Dienst Führerschein Klasse B
  • Zusatzqualifikationen wie Praxisanleitung, Wundexpertise oder Beatmung
  • Gehaltsvorstellung, Kündigungsfrist, Starttermin und Wechselgrund

Hospitation in derselben Woche. Ein halber Tag im Wohnbereich oder auf der Tour sagt beiden Seiten mehr als ein Bürogespräch.

Zusage innerhalb von zwei Tagen. Vertrag, Starttermin und Dienstplan der ersten Wochen gehören in eine Nachricht.

Zeitvorgaben für jeden Schritt beschreibt der Leitfaden zum Recruiting-Prozess, den Gesamtablauf der Ratgeber zur Personalbeschaffung.

Beispiel aus der Praxis: 4 Pflegefachkräfte für einen ambulanten Pflegedienst

Ein Fall aus der ambulanten Pflege zeigt, was aktive Ansprache bringt. Für die Amandum GmbH, einen evolutionären ambulanten Pflegedienst, gingen über eine Kampagne von Candidate Flow® 16 Bewerbungen ein. Eingestellt wurden 4 Pflegefachkräfte. In den öffentlich dokumentierten Fällen unter Ergebnisse kommen im Schnitt 6,8 Bewerbungen auf eine Einstellung.

Der Ablauf ist bei jeder Stelle gleich. Candidate Flow® schaltet die Kampagnen, führt die Telefonate mit den Bewerbern, prüft Qualifikation, Eignung, Wechselmotivation, Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit und terminiert die Vorstellungsgespräche. Die Pflegeeinrichtung führt das Gespräch und entscheidet. Die erste Einstellung erfolgt im Schnitt nach 23 Tagen. Dazu kommt die Einstellungs- und Probezeitgarantie: Einstellung in 30 Tagen, schriftlich garantiert. Umfang und Bedingungen vereinbaren wir individuell und halten sie vor dem Start schriftlich im Vertrag fest.

Dasselbe Candidate Flow® System setzen wir für Therapiepraxen und Arztpraxen ein, siehe Physiotherapie und Therapiepraxen und Ärzte und MFA. Candidate Flow® ist das Recruiting-System für den Mittelstand und besetzt Stellen in über 50 Branchen. Im Candidate Flow® Pool stehen über 210.000 Kandidaten.

Was kostet es, eine Pflegekraft zu finden?

Die Kosten, eine Pflegekraft zu finden, reichen von einer Empfehlungsprämie bis zu einem fünfstelligen Vermittlungshonorar. Teuer wird vor allem die Stelle, die lange offen bleibt.

WegGrößenordnungQuelle oder Rechenweg
Personalvermittlungrund 14.600 € (Altenpflege) bis 15.100 € (Krankenpflege) je Fachkraft27,5 % (BDU, 2024) von 12 × Median im Entgeltatlas (4.438 € und 4.587 €), eigene Rechnung
ZeitarbeitAnteil über dem Niveau eigener Beschäftigter trägt die Einrichtung§ 82c Absatz 2b SGB XI
Social Recruitingab 600 € Werbebudget je Stelle und Monat, plus Zeit oder AgenturRichtwert aus „Was kostet Social Recruiting“
Ausbildungüber Ausgleichsfonds refinanziert§§ 26 und 27 PflBG
AuslandAnwerbung, Sprachkurs, Wohnung; die Anwerbekosten trägt der Arbeitgeber (Employer-Pays-Prinzip)Gütesiegel „Faire Anwerbung Pflege Deutschland“

Die offene Stelle kostet ebenfalls: Im ambulanten Dienst fallen Einsätze weg oder werden mit Überstunden gefahren, in der stationären Pflege fehlt vereinbartes Personal, und jede Überbrückung mit Leiharbeit kostet die nicht refinanzierte Differenz. Rechne mit Deinen Zahlen: Wochen ohne Besetzung mal Zuschläge, Leiharbeitsdifferenz oder abgesagte Einsätze.

Candidate Flow® arbeitet zu einem festen Preis. Er hängt von Anzahl und Art der Positionen und Deiner Ausgangslage ab und steht vor Deiner Entscheidung fest.

5 Fehler, die Pflegeeinrichtungen Bewerber kosten

Pflegeeinrichtungen verlieren Bewerber vor allem durch unklare Dienstpläne, langsame Rückrufe und fehlende Gehaltsangaben.

  1. Der Dienstplan bleibt vage. „Flexible Arbeitszeiten“ lesen Pflegekräfte als ständiges Einspringen und bewerben sich dort, wo Dienste klar beschrieben sind.
  2. Rückruf nach drei Tagen. Die Pflegekraft hat sich nach dem Spätdienst beworben und am nächsten Tag die Einladung eines anderen Dienstes angenommen.
  3. Gehalt erst im Gespräch. Pflegekräfte kennen die Tarife ihrer Region. Wer keinen Rahmen nennt, wird übersprungen.
  4. Nur Fachkräfte suchen. Wer Assistenzkräfte und die Qualifizierung eigener Hilfskräfte übergeht, verzichtet auf die verfügbarste Gruppe und lässt die mittlere Stufe der Personalbemessung leer.
  5. Leiharbeit als Dauerlösung. Sie kostet die nicht refinanzierte Differenz und die Stimmung im Stammteam, und die Stelle bleibt offen.

Pflegekräfte halten: Bindung ab dem ersten Dienst

Pflegekräfte bleiben, wenn die Zusagen aus dem Gespräch im Alltag gelten. Pflegekräfte gewinnen und halten gehören deshalb zusammen.

  • Erster Dienst vorbereitet. Dienstplan für vier Wochen, Zugänge, Dienstkleidung, feste Praxisanleitung.
  • Dienstplan als Versprechen. Vorlauf, Wunschdienste, Springerpool und ein Ausgleich für jedes Einspringen aus dem Frei.
  • Entwicklung sichtbar machen. Für Hilfskräfte der Weg in die Pflegeassistenz, für Assistenzkräfte der Weg zur Fachkraft, für Fachkräfte Praxisanleitung oder Leitung.
  • Gespräch nach 30 und 90 Tagen. Kleine Korrekturen am Dienstmodell verhindern Kündigungen in der Probezeit.

Wie andere Branchen denselben Engpass angehen, beschreibt der Leitfaden Fachkräfte finden im Mittelstand.

Fazit

Pflegekräfte finden ist für ambulante Dienste, Heime, Tagespflegen, Intensivpflege und Kliniken eine Daueraufgabe, und die Zahlen von Bundesagentur und Destatis zeigen keine Entspannung. Erfolgreich sind Arbeitgeber, die Abschluss, Dienstplan, Stunden und Tarif in die erste Zeile schreiben und wechselbereite Pflegekräfte in ihrer Region aktiv ansprechen. Parallel bauen sie über Ausbildung, Pflegeassistenz, Rückkehrer und Anerkennung den Personalstamm der nächsten Jahre auf.

Wie sich der Engpass in anderen Berufen zeigt, steht in Elektroniker finden, Berufskraftfahrer finden und Physiotherapeuten finden.

Pflegekräfte finden lassen?

Alles in diesem Leitfaden kannst Du selbst umsetzen, wenn Zeit für Kampagne, Video und Rückrufe nach Dienstschluss da ist. Fehlt diese Kapazität, übernehmen wir alles bis zum Vorstellungsgespräch; ob Deine Stelle in Deiner Region besetzbar ist, zeigt der Kurzcheck.

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Quellen

Gian-Marco Blum

Über den Autor

Geschäftsführer

Gian-Marco Blum ist Geschäftsführer der Candidate Flow® GmbH in Düsseldorf. Im Blog schreibt er über Recruiting und Fachkräftegewinnung: Social Recruiting, Arbeitgebermarke, Bewerbungsprozesse und das, was sich aus über 5.000 Partnerunternehmen gelernt hat.

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