18 Min. Lesezeit

Pflegedienstleitung finden: Wie Pflegedienst und Pflegeheim eine PDL gewinnen

Pflegedienstleitung finden, auch PDL finden, heißt für Pflegedienst und Pflegeheim, eine verantwortliche Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI mit Berufserfahrung und Leitungsweiterbildung zu gewinnen. Laut Bundesagentur für Arbeit bleiben Stellen in der Pflege auf Expertenniveau im Median 64 Tage offen.

Ohne anerkannte Pflegedienstleitung fehlt eine Voraussetzung des Versorgungsvertrags. Dienstplan, Pflegeplanung, Qualitätsprüfung und Gespräche mit Kassen und Angehörigen bleiben liegen oder landen bei der Geschäftsführung. Jeder Monat ohne PDL kostet Kraft im Team und im schlimmsten Fall die Zulassung.

Dieser Ratgeber erklärt die Anforderungen nach SGB XI, zeigt Gehälter aus dem Entgeltatlas, vergleicht acht Wege und sechs Anbieterarten, rechnet Kosten vor und beschreibt einen Ablauf in sechs Schritten.

Stand: 25. Oktober 2026 · Zahlen prüfen wir jährlich im Dezember.

Pflegedienstleitung mit Mappe bespricht auf dem Flur einer Pflegeeinrichtung den Dienstplan mit zwei Pflegefachkräften

Kurzfassung

  • Pflegedienstleitung finden heißt, eine verantwortliche Pflegefachkraft für ambulanten Dienst, Pflegeheim oder Tagespflege zu gewinnen, die Pflege, Qualität und Team führt.
  • Ohne PDL wackelt die Zulassung: Der Versorgungsvertrag setzt nach § 72 SGB XI die Anforderungen des § 71 voraus, also auch die verantwortliche Pflegefachkraft.
  • Die Anforderungen sind gesetzlich: Pflegeabschluss, zwei Jahre Berufserfahrung in den letzten acht Jahren und eine Leitungsweiterbildung, die 460 Stunden nicht unterschreiten soll.
  • Das Gehalt ist bekannt: Laut Entgeltatlas verdienen Pflegedienstleitungen in Vollzeit im Median 5.536 Euro brutto im Monat.
  • Acht Wege stehen zur Wahl, von interner Nachfolge über regionale Kampagnen bis zu Headhunter und Interim-Leitung; meist brauchst Du zwei bis drei davon gleichzeitig.

Was heißt Pflegedienstleitung finden? Definition und Abgrenzung

Pflegedienstleitung finden bedeutet aus Arbeitgebersicht, eine Pflegefachkraft mit Leitungsqualifikation für die fachliche Führung eines ambulanten Pflegedienstes, eines Pflegeheims oder einer Tagespflege zu erreichen, zu überzeugen und einzustellen. Die Pflegedienstleitung, kurz PDL, ist die Schlüsselstelle jeder Pflegeeinrichtung.

Pflegedienstleitung (PDL) ist die gängige Bezeichnung für die verantwortliche Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI. Sie trägt die ständige fachliche Verantwortung für die Pflege in einer zugelassenen Pflegeeinrichtung: Pflegeplanung, Pflegequalität, Einsatz und Anleitung der Pflegekräfte. Das Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit ordnet Pflegedienstleiterinnen, Leitungen ambulanter Pflegedienste und Sozialstationen der Berufsgattung 81394 zu.

Wer nach „Pflegedienstleitung finden“ oder „PDL gesucht“ sucht, ist meist Inhaber, Geschäftsführung oder Einrichtungsleitung. So grenzt Du die Begriffe ab:

  • Verantwortliche Pflegefachkraft: der Begriff aus dem Gesetz. Wer ihn erfüllt, kann als PDL gegenüber den Pflegekassen benannt werden.
  • Stellvertretende Pflegedienstleitung: übernimmt bei Urlaub und Krankheit. Sie sollte die Voraussetzungen ebenfalls erfüllen oder in der Weiterbildung sein.
  • Wohnbereichsleitung und Stationsleitung: führen einen Bereich oder eine Station. Das BA-Schlüsselverzeichnis ordnet Stationsleitungen der Gattung 81393 zu. Sie sind der natürliche Nachwuchs für die PDL.
  • Einrichtungsleitung, Heimleitung: verantwortet Betrieb, Wirtschaftlichkeit und Belegung. Altenheimleitungen gehören zur Gattung 82194. In kleinen Diensten übernimmt die PDL beides.
  • Pflegedirektion: die Leitung der Pflege in einem Krankenhaus mit mehreren Stationen und Bereichen.

Für examinierte Pflegekräfte ohne Leitung gibt es den eigenen Ratgeber Pflegekräfte finden, für Kliniken mit allen Berufsgruppen den Ratgeber zum Recruiting im Krankenhaus. Den Überblick über alle Branchen gibt der Ratgeber zur Mitarbeitergewinnung.

Welche Voraussetzungen verlangt das Gesetz von einer Pflegedienstleitung?

Eine Pflegedienstleitung muss nach § 71 Absatz 3 SGB XI einen Pflegeabschluss, zwei Jahre praktische Berufserfahrung im erlernten Beruf innerhalb der letzten acht Jahre und eine Weiterbildung für leitende Funktionen nachweisen, die 460 Stunden nicht unterschreiten soll. Diese Vorgaben bestimmen, wen Du überhaupt ansprechen kannst.

  • Abschluss: Nach § 71 Absatz 3 SGB XI zählen Pflegefachfrau oder Pflegefachmann, Gesundheits- und Krankenpflege, Gesundheits- und Kinderkrankenpflege und Altenpflege. Für ambulante Dienste, die überwiegend Menschen mit Behinderungen versorgen, können auch Heilerziehungspflegende anerkannt werden.
  • Berufserfahrung: zwei Jahre praktische Tätigkeit im erlernten Beruf. Die Rahmenfrist von acht Jahren rechnet rückwärts ab dem Tag, an dem die Person bestellt werden soll.
  • Weiterbildung: eine Maßnahme für leitende Funktionen mit einer Mindeststundenzahl, die 460 Stunden nicht unterschreiten soll. Seit dem 1. Januar 2023 gilt das auch für die verantwortliche Fachkraft in Betreuungsdiensten.
  • Ständige Verantwortung: Absatz 1 verlangt für ambulante Dienste die Versorgung „unter ständiger Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachperson“, Absatz 2 für Heime die ständige fachliche Verantwortung.

Warum hängt der Versorgungsvertrag an der PDL?

Nach § 72 Absatz 3 SGB XI dürfen Versorgungsverträge nur mit Pflegeeinrichtungen geschlossen werden, die den Anforderungen des § 71 genügen. Erfüllt eine Einrichtung diese Voraussetzung nicht nur vorübergehend, dürfen die Landesverbände der Pflegekassen den Vertrag nach § 74 Absatz 1 SGB XI mit einer Frist von einem Jahr kündigen. Eine offene PDL-Stelle ist deshalb kein normales Personalproblem, sondern ein Risiko für die Zulassung.

Dazu kommen zwei weitere Regeln. Seit dem 1. September 2022 bekommen Einrichtungen ohne Tarifbindung nach § 72 Absatz 3b einen Versorgungsvertrag nur, wenn sie ihre Beschäftigten in Pflege und Betreuung mindestens nach einem passenden Tarifvertrag, nach kirchlichen Regelungen oder nach dem regional üblichen Entlohnungsniveau bezahlen. Und für Heime regeln die Länder seit der Föderalismusreform das Heimrecht selbst, mit eigenen Vorgaben zu Leitung und Fachkraftquote. Prüfe vor der Ausschreibung das Heimgesetz und die Personalverordnung Deines Landes.

Wie knapp sind Pflegedienstleitungen 2026?

Pflegeberufe auf Expertenniveau, zu denen Pflegedienstleitungen zählen, sind laut Bundesagentur für Arbeit Engpassberufe: Eine gemeldete Stelle blieb 2025 im Median 64 Tage offen, auf eine Stelle kamen 1,5 Arbeitsuchende mit passendem Berufsziel.

Pflegedienstleitung in Deutschland 2026

64Tage offenbleibt eine Stelle in Pflegeberufen auf Expertenniveau im Median (Bundesagentur für Arbeit, Engpassanalyse 2025)
5.536 €Medianlohnbrutto im Monat für Pflegedienstleitungen in Vollzeit (Entgeltatlas, Berufsgattung 81394, Stichtag 31.12.2025)
32.000Einrichtungenrund 15.500 ambulante Dienste und 16.500 Pflegeheime brauchen je eine verantwortliche Pflegefachkraft (Statistisches Bundesamt, Pflegestatistik)
5,7 Mio.PflegebedürftigeEnde 2023, davon 1,1 Millionen mit ambulanten Diensten und 800.000 im Heim (Statistisches Bundesamt)

Die Engpassanalyse 2025 stuft Pflegeberufe auf allen drei Niveaus als Engpass ein. Bei Fachkräften blieb eine Stelle im Median 85 Tage offen, bei Spezialisten mit Weiterbildung 70 Tage, bei Experten 64 Tage. Die Entgelte auf Expertenniveau stiegen von Dezember 2021 bis Dezember 2024 um 16,5 Prozent. Für Pflegedienstleitungen heißt das: Wer gut ist, hat eine Stelle und vergleicht Angebote.

Der Bedarf wächst weiter. Laut Statistischem Bundesamt waren Ende 2023 knapp 5,7 Millionen Menschen pflegebedürftig. Die Pflegekräftevorausberechnung erwartet, dass der Bedarf an Pflegekräften von 1,62 Millionen im Jahr 2019 auf 2,15 Millionen im Jahr 2049 steigt; je nach Variante fehlen dann zwischen 280.000 und 690.000 Pflegekräfte. Jede neue Einrichtung braucht eine eigene Leitung, und jede Leitung kommt aus dem Kreis der examinierten Pflegekräfte, der selbst knapp ist. Wie Du solche Werte für Deine Region einordnest, erklärt der Ratgeber zur Besetzbarkeit; die Lage über alle Berufe zeigt der Ratgeber Fachkräftemangel.

Was verdient eine Pflegedienstleitung 2026?

Eine Pflegedienstleitung in Vollzeit verdient laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit im Median 5.536 Euro brutto im Monat; das untere Viertel liegt unter 4.822 Euro, das obere Viertel beginnt bei 6.484 Euro (Stichtag 31.12.2025). Der Abstand zur Pflegefachkraft ist das wichtigste Argument im Gespräch.

Rolle (Berufsgattung)Unteres ViertelMedianOberes ViertelVollzeit­beschäftigte
Pflegefachkraft (81302)4.111 €4.587 €5.116 €338.502
Pflegefachkraft mit Weiterbildung (81313)4.379 €5.057 €5.760 €29.497
Stationsleitung, Wohnbereichsleitung (81393)5.092 €5.845 €6.567 €8.951
Pflegedienstleitung, Leitung ambulanter Dienst (81394)4.822 €5.536 €6.484 €20.989
Einrichtungsleitung Altenheim (82194)5.788 €6.651 €7.464 €5.804

Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas, Stichtag 31.12.2025, sozialversicherungspflichtig Vollzeitbeschäftigte, Deutschland, alle Branchen. Zuordnung der Berufe nach dem Schlüsselverzeichnis für die Angaben zur Tätigkeit, Stand Februar 2026.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens liegt der Median der PDL nur knapp 950 Euro über dem der Pflegefachkraft. Wer heute Nachtzuschläge und Wochenendzuschläge bekommt, verliert als PDL einen Teil davon. Zweitens verdienen Stationsleitungen, die überwiegend in Kliniken arbeiten, im Median mehr als Pflegedienstleitungen. Ein ambulanter Dienst konkurriert also auch mit dem Krankenhaus in der Nähe. Rechne Dein Angebot deshalb gegen das bisherige Gesamteinkommen der Kandidatin, nicht gegen das Grundgehalt.

Was erwarten Pflegedienstleitungen von einem neuen Arbeitgeber?

Pflegedienstleitungen wählen ihren Arbeitgeber vor allem danach, ob sie leiten dürfen oder ständig in Schichten einspringen müssen; Rückhalt der Geschäftsführung, Stellvertretung und Gehalt folgen. Je nach Einrichtung sind die Argumente und Hürden verschieden.

EinrichtungTypische Aufgaben der PDLStärkstes ArgumentTypische Hürde
Ambulanter PflegedienstTourenplanung, Pflegeplanung, Erstbesuche, Abrechnung, QualitätsprüfungGestaltungsfreiheit, kurze Wege zur GeschäftsführungEinspringen in Touren, Rufbereitschaft
PflegeheimDienstplan, Personalbemessung, Qualität, Belegung mit Einrichtungsleitungplanbare Arbeitszeiten, größeres TeamHeimaufsicht, Prüfungen, Fachkraftquote
TagespflegeGästebetreuung, Fahrdienst, Pflegeplanung, Angehörigekeine Nächte, keine Wochenendenkleines Team, PDL arbeitet mit
Intensivpflege, WohngemeinschaftFachpflege, Beatmung, Überleitung aus der Klinikfachliche Tiefe, höhere VergütungFachkräfte mit Zusatzqualifikation fehlen

Für die Anzeige heißt das: Nenn, wie viel Prozent der Arbeitszeit die PDL selbst in der Pflege arbeitet, ob es eine Stellvertretung gibt, wie groß das Team ist und welche Software Du nutzt. „Flache Hierarchien“ und „attraktive Vergütung“ stehen in jeder Anzeige und unterscheiden Dich nicht.

Pflegedienstleitung finden: 8 Wege im Vergleich

Um eine Pflegedienstleitung zu finden, stehen acht Wege zur Wahl, die sich in Reichweite, Kosten und Tempo unterscheiden. Weil es um eine einzelne Schlüsselstelle geht, laufen meist zwei bis drei Wege gleichzeitig, dazu eine Überbrückung.

1. Interne Nachfolge aufbauen

Für wen: Einrichtungen mit einer Wohnbereichsleitung oder erfahrenen Pflegefachkraft, die führen will. Kosten: Leitungsweiterbildung und Freistellung. Nach § 82 SGB III kann die Agentur für Arbeit zugelassene Weiterbildungen Beschäftigter mit mehr als 120 Stunden fördern; Unternehmen unter 50 Beschäftigten können einen Zuschuss zum Arbeitsentgelt von bis zu 75 Prozent erhalten. Dauer: je nach Kurs mehrere Monate bis zur fertigen Weiterbildung. Typischer Fehler: Die Nachfolge wird erst geplant, wenn die PDL gekündigt hat.

2. Stellenbörsen und Fachportale für Pflege

Für wen: PDL, die aktiv suchen, etwa nach einem Umzug, einer Trägerübernahme oder einer Kündigung. Kosten: Anzeigen in allgemeinen Jobbörsen und Fachportalen für Gesundheitsberufe. Dauer: Bewerbungen kommen nur, solange jemand gerade sucht. Typischer Fehler: Die Anzeige listet Aufgaben, statt Pflegeanteil, Stellvertretung, Teamgröße und Gehaltsrahmen zu nennen. Den Aufbau erklärt der Leitfaden Stellenanzeige schreiben.

3. Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit

Für wen: jede Einrichtung als Grundausstattung. Kosten: kostenfrei. Dauer: abhängig davon, wer in der Region gemeldet ist; laut Engpassanalyse kamen 2025 im Bundesdurchschnitt 1,5 Arbeitsuchende auf eine Stelle in Pflegeberufen auf Expertenniveau. Typischer Fehler: Die Stelle wird gemeldet und nie wieder angesehen. Frag beim Arbeitgeber-Service auch nach Förderung für die Weiterbildung eigener Kräfte.

4. Netzwerk und Empfehlung

Für wen: Träger, deren Leitungen und Pflegekräfte gut vernetzt sind: Kurse der Leitungsweiterbildung, Qualitätszirkel, Verbände, frühere Kollegen. Kosten: gering, oft eine Prämie nach der Probezeit. Dauer: unvorhersehbar. Typischer Fehler: Niemand im Team weiß, dass gesucht wird, oder die Suche wird verschwiegen, bis die alte PDL weg ist.

5. Regionale Kampagnen in sozialen Netzwerken

Für wen: PDL, Wohnbereichsleitungen und Stellvertretungen, die bei anderen Trägern arbeiten, nicht aktiv suchen, aber wechseln, wenn das Angebot passt. Kosten: Anzeigenbudget plus Erstellung und Betreuung. Dauer: erste Bewerbungen meist nach wenigen Tagen. Typischer Fehler: Die Kampagne wirbt mit Pflegealltag statt mit Leitung, Stellvertretung und Rückhalt. Den Aufbau beschreibt der Leitfaden zum Social Recruiting.

6. Headhunter und Personalberatung

Für wen: Träger mit mehreren Einrichtungen, Pflegedirektion, Regionalleitung oder eine PDL-Stelle mit besonderem Profil. Kosten: Prozent des Zieleinkommens, oft in Raten. Dauer: Wochen bis Monate. Typischer Fehler: Der Auftrag geht raus, ohne dass Pflegeanteil, Vertretung und Gehaltsrahmen geklärt sind. Wann sich das Honorar lohnt, zeigen die Ratgeber Headhunter und Personalberatung.

7. Personalvermittlung

Für wen: einzelne Leitungsstellen, wenn der Vermittler im Einsatzfeld nachweisbar besetzt hat. Kosten: Honorar bei Einstellung, als Pauschale oder Prozent. Dauer: Wochen. Typischer Fehler: Der Vermittler schickt Lebensläufe, die § 71 SGB XI nicht erfüllen. Modelle, Honorare und Refinanzierung vergleicht der Ratgeber Personalvermittlung Pflege.

8. Interim-Leitung zur Überbrückung

Für wen: Einrichtungen, deren PDL plötzlich ausfällt oder gekündigt hat. Kosten: Tages- oder Monatssatz, deutlich über einer Festanstellung. Dauer: Tage bis Wochen bis zum Einsatz. Typischer Fehler: Die Interim-Leitung wird zur Dauerlösung, und niemand sucht weiter. Kläre vor dem Einsatz mit den Landesverbänden der Pflegekassen, ob sie als verantwortliche Pflegefachkraft anerkannt wird.

Die acht Wege in der Übersicht

WegReichweiteKostenDauer bis zur BewerbungAufwand für DichPasst für
Interne Nachfolgeeigenes TeamWeiterbildung, FreistellungMonate bis zur Qualifikationhochlangfristige Planung, Stellvertretung
Stellenbörsen, Fachportaleaktiv suchende PDLniedrig bis mittelTage bis MonatemittelGrundausstattung
Agentur für Arbeitgemeldete ArbeitsuchendekostenfreiunvorhersehbarniedrigErgänzung, Förderung
Netzwerk, EmpfehlungKontakte des Teamsgeringunvorhersehbarniedriggut vernetzte Träger
Regionale Kampagnenauch nicht aktiv Suchende im UmkreisBudget plus BetreuungTageniedrig, wenn extern betreutPDL, Stellvertretung, Wohnbereichsleitung
Headhunter, PersonalberatungDirektansprachehoch je PersonWochen bis MonateniedrigPflegedirektion, Regionalleitung
PersonalvermittlungKartei, Netzwerkhoch je PersonWochenniedrigeinzelne Leitungsstelle
Interim-LeitungBestand des Anbieterssehr hoch je MonatTage bis WochenniedrigÜberbrückung

Anbieterarten im Vergleich: Welcher Dienstleister hilft bei der Suche nach einer PDL?

Bei der Suche nach einer Pflegedienstleitung helfen sechs Arten von Dienstleistern: Personalberatung, Personalvermittlung, Interim-Anbieter, Recruiting-Agentur mit Kampagnen, Fachportal und der Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit. Welche passt, hängt davon ab, ob Du eine Leitung, eine Stellvertretung oder eine Überbrückung suchst.

AnbieterartWie sie Kandidaten findetAbrechnungAnstellungAm besten für
Personalberatung, HeadhunterDirektansprache von Leitungen bei anderen TrägernProzent des Zieleinkommens, oft in Ratenbei DirPflegedirektion, Regionalleitung, PDL mit besonderem Profil
PersonalvermittlungKartei, Anzeigen, NetzwerkPauschale oder Prozent bei Einstellungbei Direinzelne PDL-Stelle im Einsatzfeld des Vermittlers
Interim-AnbieterBestand erfahrener Leitungen auf ZeitTages- oder Monatssatzbeim Anbieter oder selbstständigplötzlicher Ausfall, Überbrückung bis zum Start
Recruiting-Agentur mit Kampagnenregionale Kampagnen, auch unter nicht aktiv Suchendenfester Preis je Auftragbei DirPDL, Stellvertretung und Fachkräfte zugleich
Fachportal für PflegeberufeAnzeigen, teils Lebenslauf-DatenbankPreis je Anzeige oder Laufzeitbei Diraktiv suchende Leitungskräfte
Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeitarbeitsuchend gemeldete Menschenkostenfreibei DirErgänzung, Förderung der Weiterbildung

Für eine Pflegedirektion oder Regionalleitung lohnt sich die gezielte Direktansprache. Suchst Du PDL, Stellvertretung und Pflegefachkräfte zugleich, passt eine Recruiting Agentur mit regionalen Kampagnen besser; Kampagnen in Facebook und Instagram übernimmt eine Social Recruiting Agentur.

Wie sieht eine gute PDL-Anzeige aus, und was klärst Du im Erstgespräch?

Eine gute PDL-Anzeige nennt in den ersten Zeilen Einrichtung, Größe, Pflegeanteil, Stellvertretung und Gehaltsrahmen; im Erstgespräch klärst Du danach in einer Viertelstunde, ob Qualifikation, Erfahrung und Verfügbarkeit passen.

Bausteine der Anzeige

  • Titel: „Pflegedienstleitung (m/w/d) für ambulanten Pflegedienst in [Ort], 40 Mitarbeitende“. Ort, Einrichtungsart und Größe gehören in den Titel.
  • Rolle: Anteil der eigenen Pflegeeinsätze, Stellvertretung ja oder nein, Rufbereitschaft wie oft.
  • Gehalt: Spanne oder Tarif mit Eingruppierung, dazu Dienstwagen, Fortbildungsbudget, Leitungszulage.
  • Team und Einrichtung: Zahl der Pflegekräfte und Klienten oder Plätze, Software für Dokumentation und Tourenplanung, letzte Qualitätsprüfung.
  • Rückhalt: wer die Einrichtungsleitung oder Geschäftsführung ist und wie oft ihr Euch abstimmt.
  • Bewerbung: Anruf oder kurzes Formular ohne Anschreiben; Lebenslauf und Nachweis der Weiterbildung reichen.

Prüfpunkte im Erstgespräch

  1. Abschluss und Berufserfahrung: Welcher Pflegeabschluss, seit wann, wie viele Jahre praktische Tätigkeit in den letzten acht Jahren?
  2. Weiterbildung: Leitungsweiterbildung mit wie vielen Stunden, abgeschlossen oder laufend, Zertifikat vorhanden? Alternativ Studium im Pflegemanagement?
  3. Leitungserfahrung: Wie viele Mitarbeitende geführt, welche Prüfungen begleitet, welche Software genutzt?
  4. Einsatzfeld: ambulant, stationär, Tagespflege oder Intensivpflege; Erfahrung mit Erstbesuchen, Abrechnung und Personalbemessung?
  5. Wechselgrund und Verfügbarkeit: Warum wechseln, Kündigungsfrist, frühester Beginn, Gehaltsvorstellung?

Vorlagen für Rückruf, Gespräch und Zusage enthält der Leitfaden zum Recruiting-Prozess. Woran es liegt, wenn auf Anzeigen kaum jemand reagiert, zeigt der Ratgeber Keine Bewerbungen: Laut IAB-Stellenerhebung kamen 2025 im Schnitt 16 Bewerbungen auf eine Neueinstellung, davon waren aus Sicht der Unternehmen fast 12 ungeeignet. Bei einer Leitungsstelle mit gesetzlichen Voraussetzungen ist der Anteil eher höher.

Was kostet es, eine Pflegedienstleitung zu finden?

Eine Pflegedienstleitung zu finden kostet je nach Weg zwischen einer kostenfreien Meldung bei der Agentur für Arbeit und einem Beraterhonorar von gut einem Viertel des Jahresgehalts. Laut Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen lag das durchschnittliche Honorar der Personalberatungen 2024 bei 27,5 Prozent des Zieleinkommens.

Rechenbeispiele je Gehaltsniveau

Gehaltsniveau PDLMonatsgehalt als BasisJahresbasis (× 12)27,5 % der Jahresbasis
unteres Viertel (kleiner Dienst, erste Leitung)4.822 €57.864 €rund 15.910 €
Median5.536 €66.432 €rund 18.270 €
oberes Viertel (großer Träger, Erfahrung)6.484 €77.808 €rund 21.400 €

Rechenweg: Monatsgehalt × 12 × 0,275, eigene Rechnung ohne Zuschläge, Sonderzahlungen und Mehrwertsteuer. Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas, Stichtag 31.12.2025, Vollzeit, Berufsgattung 81394.

Frag bei jedem Angebot nach der Bezugsgröße, nach der Fälligkeit der Raten und danach, was passiert, wenn die neue Leitung in der Probezeit geht. Alle Kostenarten einer Einstellung vergleicht der Ratgeber Recruiting Kosten.

Was die offene PDL-Stelle kostet

Teurer als jedes Honorar ist oft die Lücke selbst. Rechne mit Deinen Zahlen: Monate ohne PDL × (Stunden der Geschäftsführung oder Einrichtungsleitung für Pflegeorganisation × eigener Stundensatz, plus Kosten für Interim oder Überstunden, plus entgangene Aufnahmen, weil niemand Erstbesuche macht). Bleibt die Stelle so lange offen wie im Median laut Engpassanalyse, 64 Tage, und kommt eine Kündigungsfrist von drei Monaten dazu, fehlt die Leitung rund fünf Monate. Dazu kommt das Risiko, das in keiner Rechnung steht: Ohne Führung kündigen Pflegekräfte, und aus einer offenen Stelle werden mehrere.

Wie läuft die Suche nach einer Pflegedienstleitung ab? 6 Schritte

Die Suche nach einer Pflegedienstleitung gelingt am sichersten in sechs Schritten, bei denen die Vertretung vom ersten Tag an geregelt ist. Wer innerhalb von zwei Arbeitstagen zurückruft und in derselben Woche ein Angebot macht, verliert weniger Kandidatinnen an andere Träger.

  1. Vertretung regeln: stellvertretende PDL benennen oder Interim-Leitung beauftragen, Pflegekasse früh informieren.
  2. Profil festlegen: Einsatzfeld, Pflegeanteil, Stellvertretung, Rufbereitschaft, Gehaltsrahmen, Beginn; Abschluss, Berufserfahrung und Weiterbildung nach § 71 SGB XI als feste Kriterien.
  3. Wege wählen: interne Kandidatinnen ansprechen, Anzeige und Agentur für Arbeit für aktiv Suchende, regionale Kampagne für Leitungen bei anderen Trägern, bei Bedarf Personalberatung.
  4. Rückruf binnen zwei Arbeitstagen: Abschluss, Berufsjahre, Weiterbildung, Leitungserfahrung, Kündigungsfrist und Wechselgrund klären.
  5. Gespräch und Hospitation: ein Gespräch mit Geschäftsführung oder Einrichtungsleitung, dann ein Tag in der Einrichtung mit Team, Dienstplan und Dokumentation.
  6. Zusage und Start: schriftliches Angebot innerhalb weniger Tage, Nachweise für die Benennung gegenüber der Pflegekasse sammeln, Einarbeitungsplan für die ersten drei Monate mit festen Terminen bei der Geschäftsführung.

Wie Du die Zeit bis zur Zusage verkürzt, zeigt der Ratgeber Schnell Mitarbeiter finden. Wenn Du Pflegekräfte aus dem Ausland für die spätere Nachfolge aufbauen willst, hilft der Ratgeber Ausländische Fachkräfte einstellen.

Wie hat ein ambulanter Pflegedienst seine Pflegefachkräfte über Kampagnen gewonnen?

Der ambulante Pflegedienst Amandum hat über eine regionale Kampagne von Candidate Flow® 16 Bewerbungen erhalten und 4 Pflegefachkräfte eingestellt. Die Zahlen zum Fall stehen unter Amandum ambulanter Pflegedienst.

Einen Fall mit einer Pflegedienstleitung haben wir noch nicht öffentlich dokumentiert. Der Fall zeigt aber, was für die Suche nach einer PDL zählt: Die Kampagne erreicht examinierte Pflegekräfte, die in festen Stellen arbeiten und nicht aktiv suchen. Aus genau dieser Gruppe kommen Pflegedienstleitungen, Stellvertretungen und Wohnbereichsleitungen. Für ärztliches Personal im Gesundheitswesen hat das Sana Gesundheitszentrum Niederlausitz 13 Bewerbungen erhalten und 4 Fachärzte für Allgemeinmedizin eingestellt.

Der Ablauf ist in jeder Kampagne gleich: Candidate Flow® schaltet regionale Kampagnen, führt die Telefonate mit den Bewerbern, prüft Qualifikation, Eignung, Wechselmotivation, Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit und terminiert die Vorstellungsgespräche. Die Einrichtung führt das Gespräch und entscheidet. Weitere Fälle findest Du auf der Seite Fachkräfte in der Pflege.

Candidate Flow® ist das Recruiting-System für den Mittelstand und besetzt Stellen in über 50 Branchen. Die erste Einstellung erfolgt im Schnitt nach 23 Tagen, in den öffentlich dokumentierten Fällen kamen 6,8 Bewerbungen auf eine Einstellung (Ergebnisse). Im Candidate Flow® Pool stehen über 210.000 Kandidaten, über 5.000 Unternehmen haben mit uns mehr als 19.000 Einstellungen erreicht.

6 Fehler, wenn Du eine Pflegedienstleitung finden willst

Die häufigsten Fehler bei der Suche nach einer Pflegedienstleitung sind eine späte Nachfolgeplanung, eine fehlende Vertretung, eine Anzeige ohne Pflegeanteil, ein Gehalt nah an der Fachkraft, ein ungeprüfter Nachweis und eine PDL, die vom ersten Tag an Schichten füllt.

  1. Nachfolge erst nach der Kündigung. Bei Kündigungsfrist und 64 Tagen Vakanz im Median fehlt die Leitung schnell ein halbes Jahr. Bau eine Stellvertretung auf, bevor Du sie brauchst.
  2. Keine geregelte Vertretung. Ohne verantwortliche Pflegefachkraft fehlt eine Voraussetzung des Versorgungsvertrags. Regle die Vertretung schriftlich und informiere die Pflegekasse.
  3. Anzeige ohne Pflegeanteil. Die wichtigste Frage jeder PDL lautet: Wie oft muss ich selbst in die Pflege? Wer sie nicht beantwortet, bekommt keine Bewerbungen von Leitungen, die genau davon weg wollen.
  4. Gehalt nah an der Fachkraft. Der Median der PDL liegt laut Entgeltatlas knapp 950 Euro über dem der Pflegefachkraft. Wer mit Zuschlägen bisher fast genauso viel verdient, wechselt nicht in die Verantwortung.
  5. Nachweise erst nach der Zusage prüfen. Fehlen Berufsjahre oder Stunden der Weiterbildung, kann die Kandidatin nicht als verantwortliche Pflegefachkraft benannt werden. Prüf Zertifikat und Berufsjahre im Erstgespräch.
  6. PDL als Springer. Wer die neue Leitung vom ersten Tag an in offene Touren oder Schichten setzt, verliert sie in der Probezeit. Plane das Einspringen als Ausnahme, nicht als Regel.

Fazit

Pflegedienstleitung finden heißt 2026, eine gesetzlich definierte Schlüsselstelle in einem Engpassberuf zu besetzen: Laut Bundesagentur bleibt eine Stelle auf Expertenniveau im Median 64 Tage offen, und ohne verantwortliche Pflegefachkraft fehlt eine Voraussetzung des Versorgungsvertrags. Am sichersten fährst Du mit einer internen Nachfolge als Grundlage, regionalen Kampagnen für Leitungen bei anderen Trägern und einer Personalberatung für besondere Profile. Entscheidend sind eine Anzeige, die Pflegeanteil, Stellvertretung und Gehalt nennt, ein Gehalt mit echtem Abstand zur Fachkraft und eine Vertretung, die vom ersten Tag an steht.

Willst Du Deine Pflegedienstleitung über einen eigenen Bewerberfluss finden?

Das Candidate Flow® System übernimmt Kampagnen, Telefonate und Terminierung bis zum Vorstellungsgespräch, mit Einstellungs- und Probezeitgarantie: Einstellung in 30 Tagen, schriftlich garantiert, Umfang und Bedingungen vereinbaren wir individuell und halten sie vor dem Start schriftlich im Vertrag fest. Ob Deine Stelle in Deiner Region besetzbar ist, klärt der kostenlose Kurzcheck. Wie wir Unternehmen in allen Branchen beim Mitarbeiter finden unterstützen, steht auf unserer Leistungsseite.

Besetzbarkeit prüfen

Unverbindlich · schriftliche Einstellungs- und Probezeitgarantie · 2-fach TÜV-geprüft

Quellen

Gian-Marco Blum

Über den Autor

Geschäftsführer

Gian-Marco Blum ist Geschäftsführer der Candidate Flow® GmbH in Düsseldorf. Im Blog schreibt er über Recruiting und Fachkräftegewinnung: Social Recruiting, Arbeitgebermarke, Bewerbungsprozesse und das, was sich aus über 5.000 Partnerunternehmen gelernt hat.

Häufige Fragen.

Prüfe die Besetzbarkeit Deiner offenen Stellen.

Wir prüfen Position, Region und Bedarf und zeigen Dir, welche Besetzung wir verbindlich absichern können.

Besetzbarkeit prüfen 4.7 TrustScore auf Trustpilot · 488 Bewertungen