Recruiting Kosten: Was eine Einstellung wirklich kostet, mit Rechenweg je Weg und Kosten der Vakanz
Eine Stelle ist seit Monaten offen, die Anzeige läuft, ein Vermittler hat ein Angebot geschickt, und niemand im Unternehmen kann sagen, was die Suche bisher gekostet hat und was jeder weitere Monat kostet. Laut Bundesinstitut für Berufsbildung kostet die Gewinnung einer Fachkraft im Schnitt 10.454 Euro, der größte Teil davon entsteht erst nach der Unterschrift.
Recruiting Kosten: Dieser Leitfaden zeigt Dir, woraus sie bestehen, wie Du die Kosten pro Einstellung (Cost per Hire) selbst berechnest, was acht Wege der Personalsuche kosten, was eine Provision je Beruf ausmacht und wie Du die Kosten einer unbesetzten Stelle dagegenrechnest.
Stand: 7. Oktober 2026 · Zahlen prüfen wir jährlich im Dezember.

Kurzfassung
- Recruiting Kosten sind alle Ausgaben, die ein Unternehmen aufwendet, um eine Stelle zu besetzen: externe Kosten wie Anzeigen und Provisionen, interne Kosten wie Arbeitszeit, dazu Einarbeitung.
- Im Schnitt 10.454 Euro kostet die Gewinnung einer Fachkraft laut Bundesinstitut für Berufsbildung. Nur rund ein Zehntel davon entfällt auf Anzeigen, Auswahl und externe Berater, der Großteil auf die Einarbeitung.
- Ein Headhunter kostet laut BDU im Schnitt 27,5 Prozent des Zieleinkommens, also rund 3,3 Monatsgehälter je Einstellung.
- Die unbesetzte Stelle ist oft teurer als jede Suche: Eine gemeldete Stelle blieb 2025 laut Bundesagentur für Arbeit im Schnitt 167 Tage offen, im Handwerk 242 Tage.
- Entscheidend ist der Preis je tatsächlicher Einstellung, die die Probezeit übersteht. Wer nur den Anzeigenpreis vergleicht, spart an der falschen Stelle.
Was sind Recruiting Kosten? Definition und Abgrenzung
Recruiting Kosten sind die Summe aller Ausgaben, die entstehen, bis eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter eingestellt und eingearbeitet ist. Wer danach sucht, will meist wissen, was eine Einstellung im Durchschnitt kostet, was ein bestimmter Weg kostet und wie man das für das eigene Unternehmen ausrechnet.
Recruiting Kosten (auch Recruitingkosten oder Personalgewinnungskosten) umfassen externe Kosten (Stellenanzeigen, Werbebudget, Provisionen, Honorare, Prämien) und interne Kosten (Arbeitszeit für Sichtung, Telefonate, Gespräche, Entscheidung) einer Stellenbesetzung. Das Bundesinstitut für Berufsbildung rechnet auch Weiterbildung und Einarbeitung der neuen Fachkraft dazu. Bezogen auf eine einzelne Einstellung heißt die Kennzahl Kosten pro Einstellung oder Cost per Hire.
Rund um das Thema gibt es mehrere Begriffe, die oft vermischt werden. So grenzen sie sich ab:
- Cost per Hire: Recruiting Kosten eines Zeitraums geteilt durch die Zahl der Einstellungen im selben Zeitraum. Die wichtigste Kennzahl, um Wege zu vergleichen.
- Kosten der Vakanz: Was es kostet, dass eine Stelle nicht besetzt ist, etwa entgangener Deckungsbeitrag, Überstunden und abgelehnte Aufträge. Sie stehen in keiner Rechnung, sind aber oft der größte Posten.
- Einarbeitungskosten: Arbeitszeit der Kollegen, die anlernen, und geringere Leistung der neuen Person in den ersten Wochen. Sie entstehen nach der Unterschrift.
- Fluktuationskosten: Alle Kosten, die ein Weggang auslöst, also Recruiting Kosten der Nachbesetzung plus Wissensverlust und Vakanz. Hier zählt jede Kündigung in der Probezeit doppelt.
Wie die Suche als Ganzes abläuft, von der Bedarfsplanung bis zur Zusage, beschreibt der Leitfaden Personalbeschaffung. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Frage, was jeder Schritt kostet.
Was kostet eine Neueinstellung im Durchschnitt? Die Zahlen
Eine Neueinstellung kostet in Deutschland laut Bundesinstitut für Berufsbildung im Schnitt 10.454 Euro je Fachkraft, von der Anzeige bis zum Ende der Einarbeitung. Dazu kommt, je nach Weg, eine Provision, und davor liegen im Schnitt 167 Tage, in denen die Stelle offen ist.
Recruiting Kosten in Zahlen
Die genaueste Quelle zu den Kosten einer Neueinstellung ist die Kosten-Nutzen-Erhebung des Bundesinstituts für Berufsbildung. Für den BIBB Report 1/2020 hat infas von September 2018 bis Juli 2019 Unternehmen befragt, die Fachkräfte vom Arbeitsmarkt rekrutiert hatten. Erfasst wurden jeweils die Kosten für die zuletzt eingestellte Fachkraft im betreffenden Beruf, ausgewertet wurden 2.874 Fälle. Die Tabelle zeigt, woraus sich der Durchschnitt zusammensetzt.
| Kostenart | Durchschnitt je Fachkraft | Anteil |
|---|---|---|
| Inserierungskosten | 358 € | 3 % |
| Personalkosten für das Bewerbungsverfahren | 396 € | 4 % |
| Kosten externe Berater und Vermittler | 249 € | 2 % |
| Weiterbildung während der Einarbeitung | 521 € | 5 % |
| Minderleistung der neuen Fachkraft | 3.566 € | 34 % |
| Personalkosten der Einarbeitung | 5.364 € | 51 % |
| Personalgewinnungskosten insgesamt | 10.454 € | 100 % |
Quelle: Schönfeld, Wenzelmann, Pfeifer, Risius, Wehner, Ausbildung in Deutschland, eine Investition gegen den Fachkräftemangel, BIBB Report 1/2020, Tabelle 4. Anteile gerundet, eigene Rechnung. Der Durchschnitt enthält auch Fälle ohne Berater; über einen Headhunter liegt dieser Posten weit höher.
Drei Dinge fallen auf. Erstens ist das Bewerbungsverfahren mit 1.003 Euro nur rund ein Zehntel der Gesamtkosten. Zweitens streuen die Werte stark: In etwa der Hälfte der Unternehmen lagen die Kosten unter 5.000 Euro. Drittens steigen sie mit der Größe des Unternehmens.
| Unternehmensgröße | Bewerbungsverfahren | Einarbeitung | Insgesamt je Fachkraft |
|---|---|---|---|
| 1 bis 9 Beschäftigte | 659 € | 8.433 € | 9.503 € |
| 10 bis 49 Beschäftigte | 1.537 € | 9.533 € | 11.754 € |
| 50 bis 499 Beschäftigte | 2.052 € | 10.664 € | 13.587 € |
| 500 und mehr Beschäftigte | 2.871 € | 19.502 € | 23.717 € |
Quelle: BIBB Report 1/2020, Tabelle 5 (Weiterbildung nicht gesondert aufgeführt). In Westdeutschland lag der Durchschnitt bei 11.084 Euro, in Ostdeutschland bei 7.800 Euro. Die Erhebung bezieht sich auf das Ausbildungsjahr 2017/18. Die Löhne sind seitdem gestiegen, laut Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit etwa in der Bauelektrik um 14,8 Prozent zwischen Dezember 2021 und Dezember 2024. Weil der größte Teil der Kosten Arbeitszeit ist, steigen die Personalgewinnungskosten mit.
Was die Lücke gesamtwirtschaftlich kostet
Das Institut der deutschen Wirtschaft hat den Schaden fehlender Fachkräfte hochgerechnet. Laut IW Köln konnten 2023 rund 570.000 Stellen nicht besetzt werden. Hätten Unternehmen ihren Bedarf decken können, wären 2024 zusätzlich Güter und Dienstleistungen im Wert von 49 Milliarden Euro entstanden, für 2027 erwartet das Institut 74 Milliarden Euro.
Wie berechnest Du die Kosten pro Einstellung? Cost per Hire mit Beispiel
Die Kosten pro Einstellung berechnest Du, indem Du alle internen und externen Recruiting Kosten eines Zeitraums addierst und durch die Zahl der Einstellungen im selben Zeitraum teilst. Die Formel ist einfach, die Arbeit liegt im vollständigen Erfassen.
Cost per Hire = (externe Kosten + interne Kosten) ÷ Zahl der Einstellungen
Zu den externen Kosten zählen alles, wofür eine Rechnung kommt:
- Stellenanzeigen in Jobbörsen, Zeitungen und Fachportalen
- Werbebudget für Kampagnen in sozialen Netzwerken und Suchmaschinen
- Provisionen und Honorare von Headhuntern, Vermittlern und Agenturen
- Empfehlungsprämien für Mitarbeiter
- Fotos, Videos, Karriereseite, Messestände, Software für Bewerbermanagement (anteilig)
Zu den internen Kosten zählt die Arbeitszeit aller Beteiligten: Geschäftsführung, Personal, Meister oder Teamleitung. Erfasse die Stunden für Anforderungsprofil, Anzeigen, Sichtung, Telefonate, Gespräche, Probearbeit und Vertrag und multipliziere sie mit dem jeweiligen Stundensatz. Diesen Posten lassen die meisten Rechnungen weg, obwohl er laut BIBB allein im Bewerbungsverfahren im Schnitt größer ist als die Inserierungskosten.
Rechenbeispiel für ein Unternehmen mit vier Einstellungen im Jahr
Ein Unternehmen mit 60 Beschäftigten stellt in einem Jahr vier Fachkräfte ein. Die Werte sind angenommen und dienen nur dem Rechenweg; die Provision folgt dem BDU-Durchschnitt beim Medianlohn eines Elektronikers.
| Posten | Annahme | Betrag |
|---|---|---|
| Stellenanzeigen | mehrere Anzeigen, über das Jahr | 2.400 € |
| Werbebudget soziale Netzwerke | 30 € am Tag, 60 Tage | 1.800 € |
| Empfehlungsprämien | 2 × 1.000 € | 2.000 € |
| Provision Personalberatung | 1 Elektroniker, 27,5 % von 47.220 € | 12.986 € |
| Interne Arbeitszeit | 80 Stunden × 50 € | 4.000 € |
| Summe | 23.186 € | |
| Cost per Hire | 23.186 € ÷ 4 Einstellungen | 5.797 € |
Der Durchschnitt verdeckt, was der eigentliche Erkenntnisgewinn ist: die Kosten je Weg. Die Einstellung über die Personalberatung kostete in diesem Beispiel knapp 13.000 Euro extern, die zwei Empfehlungen je 1.000 Euro Prämie, die Kampagne 1.800 Euro Werbebudget für eine Einstellung, jeweils plus Arbeitszeit. Rechne deshalb immer je Weg getrennt. Und rechne erst ab, wenn die Probezeit vorbei ist: Eine Einstellung, die nach acht Wochen wieder geht, zählt nicht als Einstellung, ihre Kosten bleiben aber. Welche weiteren Kennzahlen dazugehören, erklärt der Ratgeber Recruiting-KPIs.
Was kosten die einzelnen Recruiting-Wege? 8 Wege im Überblick
Die Recruiting Kosten je Weg reichen von null Euro bei der Arbeitsagentur bis zu rund einem Viertel eines Jahresgehalts beim Headhunter. Wie teuer ein Weg wirklich ist, entscheidet aber erst die Zahl der Einstellungen, die er bringt. Laut IAB-Stellenerhebung gaben 2025 persönliche Kontakte bei 27 Prozent der Neueinstellungen den Ausschlag, Internet-Jobbörsen bei 21 Prozent und die eigene Homepage bei 20 Prozent. Online-Medien zusammen waren in 52 Prozent der Fälle entscheidend.
1. Eigene Karriereseite
Die Karriereseite kostet einmalig Text, Fotos und Technik, danach wenig. Fast jeder Bewerber prüft sie, bevor er sich meldet. Je Stelle eine eigene Seite mit Gehaltsspanne, Arbeitszeit und Ansprechpartner macht jeden anderen Weg günstiger, weil mehr Interessenten tatsächlich anrufen. Was dazugehört, steht im Ratgeber Personalmarketing.
- Abrechnung
- einmalig, dann gering
- Interne Zeit
- mittel beim Aufbau
- Erreicht
- wer Dich schon kennt
- Kostenfalle
- Stelle ohne Gehalt
2. Jobbörsen und Stellenanzeigen
Anzeigen in Jobbörsen werden je Anzeige und Laufzeit oder je Klick abgerechnet, die Listenpreise stehen beim jeweiligen Anbieter. Sie erreichen Menschen, die aktiv suchen. In Engpassberufen sind das wenige: Bei Elektronikern kam laut Engpassanalyse 2025 rechnerisch 1,0 arbeitsuchende Person auf eine gemeldete Stelle. Die versteckten Kosten entstehen, wenn dieselbe Anzeige Monat für Monat verlängert wird. Wie eine Anzeige aufgebaut sein muss, zeigt der Leitfaden Stellenanzeigen schreiben.
- Abrechnung
- je Anzeige oder Klick
- Interne Zeit
- Sichtung, Rückrufe
- Erreicht
- aktiv Suchende
- Kostenfalle
- Dauerverlängerung ohne Ergebnis
3. Arbeitsagentur
Der Arbeitgeber-Service der Bundesagentur für Arbeit ist für Unternehmen kostenlos. Er erreicht arbeitsuchend gemeldete Menschen und hilft bei Förderungen wie Eingliederungszuschüssen. Arbeitet ein privater Vermittler mit einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein, zahlt die Agentur ihm nach § 45 Absatz 6 SGB III 2.500 Euro, in zwei Raten nach sechs Wochen und nach sechs Monaten Beschäftigung. Das Unternehmen zahlt dabei nichts. Die Grenze: Fachkräfte in fester Anstellung erreicht dieser Weg nicht.
- Abrechnung
- kostenlos
- Interne Zeit
- gering bis mittel
- Erreicht
- Arbeitsuchende
- Kostenfalle
- Gespräche ohne Vorauswahl
4. Empfehlungen aus dem Team
Mitarbeiterempfehlungen sind der häufigste Besetzungsweg und gemessen an der Einstellung meist der günstigste. Die Kosten sind die Prämie und etwas Organisation. Zahle sie in zwei Raten, nach Arbeitsbeginn und nach der Probezeit. Die Grenze: Nach ein, zwei Einstellungen ist das Netzwerk ausgeschöpft.
- Abrechnung
- Prämie je Einstellung
- Interne Zeit
- gering
- Erreicht
- Netzwerk des Teams
- Kostenfalle
- Prämie, von der niemand weiß
5. Ausbildung
Die eigene Ausbildung ist auf lange Sicht ein Weg, Recruiting Kosten zu sparen. Laut BIBB Report 1/2020 entsprechen die eingesparten Personalgewinnungskosten bei Übernahme eines Auszubildenden knapp zwei Dritteln der gesamten Nettokosten einer durchschnittlichen dreijährigen Ausbildung. Die Grenze: Die Fachkraft steht erst nach drei Jahren bereit.
- Abrechnung
- Ausbildungskosten
- Interne Zeit
- hoch
- Erreicht
- Schulabgänger
- Kostenfalle
- Übernahme zu spät zugesagt
6. Social Recruiting selbst gemacht
Beim Social Recruiting erscheint die Stelle als Anzeige bei Menschen mit passendem Beruf in Deiner Region, auch bei denen, die fest angestellt sind und nicht suchen. Die externen Kosten sind das Werbebudget; der Leitfaden empfiehlt für den Start 20 bis 50 Euro am Tag und drei Videos im Test. Dazu kommt viel interne Zeit für Rückrufe am selben Tag. Was Agenturen am Markt dafür verlangen, vergleicht der Ratgeber Was kostet Social Recruiting.
- Abrechnung
- Werbebudget je Tag
- Interne Zeit
- hoch
- Erreicht
- auch nicht aktiv Suchende
- Kostenfalle
- Rückruf erst nach Tagen
7. Personalvermittlung und Headhunter
Vermittler und Headhunter rechnen meist eine Provision je Einstellung ab. Personalberatungen berechneten 2024 laut BDU im Schnitt 27,5 Prozent des Zieleinkommens. Laut Barometer Personalvermittlung 2025 des GVP halten 51,5 Prozent der Unternehmen, die keine Vermittlung nutzen, sie für zu teuer, und 87,7 Prozent nennen geringe Rekrutierungskosten als entscheidendes Kriterium für die Zusammenarbeit. Für Führungskräfte und seltene Spezialisten ist die Provision oft angemessen. Bei mehreren gewerblichen Fachkräften wird sie schnell zum größten Posten. Modelle und Vertragsfallen erklären die Ratgeber Headhunter und Personalvermittlung.
- Abrechnung
- Provision je Kopf
- Interne Zeit
- gering
- Erreicht
- Kartei, Direktansprache
- Kostenfalle
- keine Regel für die Probezeit
8. Recruiting Agentur mit Kampagnen
Eine Recruiting Agentur schaltet Kampagnen, sichtet und prüft oft auch die Bewerber vor. Abgerechnet wird meist ein vorher vereinbarter Preis je Auftrag statt einer Provision je Kopf. Dadurch sinken die Kosten je Einstellung mit jeder weiteren Einstellung aus derselben Kampagne. Wer nur die Anzeigen in sozialen Netzwerken abgeben will, sucht eine Social Recruiting Agentur. Bekommst Du nur Kontaktdaten, bleibt die interne Zeit bei Dir.
- Abrechnung
- fester Preis je Auftrag
- Interne Zeit
- gering, wenn vorqualifiziert
- Erreicht
- auch nicht aktiv Suchende
- Kostenfalle
- nur Kontaktdaten statt Termine
Zeitarbeit ist kein Recruiting-Weg im engeren Sinn, weil Du die Arbeitskraft mietest statt einzustellen. Die Kosten stecken im Verrechnungssatz je Stunde, und eine Übernahme kostet je nach Vertrag eine Ablöse. Den Vergleich mit der Festanstellung zeigt der Ratgeber Zeitarbeitsfirma Handwerk.
Welcher Weg ist am günstigsten? Die Recruiting Kosten im Vergleich
Am günstigsten je Einstellung sind Empfehlungen und Arbeitsagentur, am teuersten ist die Provision eines Headhunters. Weil die günstigen Wege aber nur wenige Menschen erreichen, kombinieren Unternehmen mit laufendem Bedarf einen günstigen Weg mit einem, der auch Fachkräfte in fester Anstellung anspricht.
| Weg | Abrechnung | Externe Kosten je Einstellung | Interne Zeit | Erreicht | Passt für |
|---|---|---|---|---|---|
| Karriereseite | einmalig | gering, verteilt | mittel beim Aufbau | wer Dich kennt | Prüfstein für alle Wege |
| Jobbörsen | je Anzeige oder Klick | gering bis mittel | mittel | aktiv Suchende | Berufe ohne Engpass |
| Arbeitsagentur | kostenlos | keine | gering bis mittel | Arbeitsuchende | Helfer, Quereinstieg |
| Empfehlungen | Prämie | Höhe der Prämie | gering | Netzwerk | jede Stelle, wenige Köpfe |
| Ausbildung | Ausbildungskosten | hoch, aber Ersparnis später | hoch | Schulabgänger | Nachwuchs in drei Jahren |
| Social Recruiting selbst | Werbebudget | gering bis mittel | hoch | auch nicht Suchende | Unternehmen mit Zeit und Know-how |
| Vermittlung, Headhunter | Provision je Kopf | rund 3,3 Monatsgehälter bei 27,5 % | gering | Kartei, Direktansprache | Führung, seltene Spezialisten |
| Recruiting Agentur | fester Preis je Auftrag | sinkt mit jeder Einstellung | gering, wenn vorqualifiziert | auch nicht Suchende | mehrere Fachkräfte, laufender Bedarf |
Eine Bewertung von 15 Maßnahmen nach Wirkung, Kosten und Aufwand enthält der Katalog Recruiting-Maßnahmen, den Kanalvergleich der Ratgeber Personalsuche. Branchenübergreifend beschreibt Mitarbeiter finden die Grundlagen.
Was kostet eine Provision je Beruf? Rechenbeispiele
Eine Provision von 27,5 Prozent des Jahresgehalts, dem Durchschnitt laut BDU, entspricht rund 3,3 Monatsgehältern und liegt für typische Fachkräfte zwischen gut 10.000 und gut 15.000 Euro je Einstellung, für Ingenieure bei knapp 20.000 Euro. Grundlage sind die amtlichen Medianlöhne.
Rechenweg: Medianlohn im Monat laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Stichtag 31.12.2025, Vollzeit, brutto) × 12 × 0,275. Eigene Rechnung, ohne Sonderzahlungen und Mehrwertsteuer. Vermittler arbeiten teils mit anderen Sätzen oder Festpreisen; die Werte zeigen die Größenordnung.
| Beruf | Medianlohn im Monat | Jahreslohn | Provision bei 27,5 % | Vakanzzeit 2025 |
|---|---|---|---|---|
| Elektroniker (Bauelektrik) | 3.935 € | 47.220 € | rund 12.990 € | 109 Tage |
| Anlagenmechaniker SHK | 3.884 € | 46.608 € | rund 12.820 € | 120 Tage |
| KFZ-Mechatroniker | 3.755 € | 45.060 € | rund 12.390 € | 118 Tage |
| Mechatroniker | 4.105 € | 49.260 € | rund 13.550 € | 118 Tage |
| Pflegefachkraft | 4.587 € | 55.044 € | rund 15.140 € | 85 Tage |
| Berufskraftfahrer | 3.196 € | 38.352 € | rund 10.550 € | 91 Tage |
| Steuerfachangestellte | 3.654 € | 43.848 € | rund 12.060 € | 118 Tage |
| Bauingenieure und Planer | 6.038 € | 72.456 € | rund 19.930 € | 71 Tage |
Quelle: Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas (Medianlohn) und Engpassanalyse 2025 (Vakanzzeit im Jahresdurchschnitt 2025); Provision nach BDU-Durchschnitt, eigene Rechnung. Wie eng der Markt für Deinen Beruf in Deiner Region ist, erklärt der Ratgeber zur Besetzbarkeit.
Zwei Punkte im Vertrag entscheiden, ob die Provision am Ende fair ist. Erstens: Was passiert, wenn die neue Fachkraft in der Probezeit geht? Nach § 622 Absatz 3 BGB können beide Seiten in einer vereinbarten Probezeit von bis zu sechs Monaten mit zwei Wochen Frist kündigen. Ohne Regel im Vertrag ist die Provision dann verloren. Zweitens: Ab wann gilt ein Kandidat als vom Vermittler vorgestellt, und wie lange?
Was kostet eine unbesetzte Stelle? Die Kosten der Vakanz
Eine unbesetzte Stelle kostet jeden Monat den Deckungsbeitrag, den die fehlende Person erwirtschaftet hätte, dazu Überstunden im Team, Aufträge, die Du ablehnst, und Kunden, die zu schnelleren Anbietern gehen. Weil diese Kosten in keiner Rechnung stehen, unterschätzen Unternehmen sie fast immer.
Die Formel für eine erste Schätzung:
Kosten der Vakanz = abrechenbare Stunden im Monat × Deckungsbeitrag je Stunde × Monate ohne Besetzung
Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Eine Elektronikerin hätte 140 Stunden im Monat beim Kunden abgerechnet, bei einem Deckungsbeitrag von 25 Euro je Stunde. Das sind 3.500 Euro im Monat. Bei der Vakanzzeit für Elektroniker von 109 Tagen laut Engpassanalyse 2025, also rund 3,6 Monaten, fehlen rund 12.550 Euro. Bei 167 Tagen, dem Durchschnitt aller Berufe laut Bundesagentur für Arbeit, wären es rund 19.200 Euro. Im Handwerk, wo eine Stelle im Schnitt 242 Tage offen bleibt, rund 27.900 Euro. Setz Deine eigenen Zahlen ein.
Der Vergleich ist lehrreich: Die Kosten von gut drei Monaten Vakanz entsprechen in diesem Beispiel ungefähr einer Headhunter-Provision. Jede Woche, die eine Besetzung schneller gelingt, spart bares Geld, auch wenn der schnellere Weg auf dem Papier mehr kostet. Wie ein Recruiting mit klaren Zeitvorgaben aussieht, zeigt der Leitfaden Recruiting-Prozess.
Wie senkst Du Deine Recruiting Kosten? 7 Hebel
Recruiting Kosten senkst Du am stärksten, indem Du die Vakanzzeit verkürzst, Abbrüche in der Probezeit vermeidest und die Einarbeitung planst. Beim Anzeigenpreis zu sparen bringt am wenigsten, weil er laut BIBB nur rund 3 Prozent der Gesamtkosten ausmacht.
- Gehalt in die Anzeige. Eine Spanne in der Anzeige spart Gespräche mit Bewerbern, deren Vorstellung nicht passt. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) gibt Bewerbern ohnehin ein Recht auf Angaben zum Einstiegsentgelt oder dessen Spanne.
- Bewerbung in einer Minute. Name, Telefonnummer, Beruf, Erfahrung, frühester Start. Jedes zusätzliche Pflichtfeld kostet Bewerbungen und damit Geld je Einstellung.
- Rückruf am selben Tag. Jeder Tag Verzögerung verlängert die Vakanz und senkt die Chance, dass der Bewerber noch verfügbar ist.
- Vorauswahl am Telefon. Ein strukturiertes Telefonat mit fünf Fragen (Qualifikation, Wechselgrund, Gehalt, Verfügbarkeit, Arbeitsweg) spart Vorstellungsgespräche, die nichts bringen.
- Zusage in 48 Stunden. Wer zwei Wochen überlegt, verliert gute Kandidaten an schnellere Wettbewerber.
- Einarbeitungsplan schriftlich. Laut BIBB sind Einarbeitung und Minderleistung zusammen 85 Prozent der Personalgewinnungskosten. Ein Pate, ein Plan für die ersten vier Wochen und feste Rückmeldetermine verkürzen sie.
- Kosten je Weg messen. Erfasse für jede Einstellung den Weg, die externen Kosten und die interne Zeit. Nach einem Jahr weißt Du, wo jeder Euro am meisten bringt, und kannst den Rest streichen.
Welche Bausteine ein Unternehmen als Arbeitgeber sichtbar machen, beschreiben die Ratgeber Mitarbeitergewinnung und Employer Branding.
Wie sehen Recruiting Kosten je Einstellung in der Praxis aus? Beispiele
Bei einem festen Preis je Auftrag hängen die Kosten je Einstellung davon ab, wie viele Fachkräfte eine Kampagne bringt. Diese Partnerunternehmen haben über Candidate Flow® mehrere Stellen aus einer Zusammenarbeit besetzt:
Der Ablauf ist in jeder Kampagne gleich: Candidate Flow® schaltet regionale Kampagnen, führt die Telefonate mit den Bewerbern, prüft Qualifikation, Eignung, Wechselmotivation, Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit und terminiert die Vorstellungsgespräche. Das Unternehmen führt das Gespräch und entscheidet, wen es einstellt. Damit fällt der interne Aufwand für Sichtung und Telefonate weg, der in jeder Cost-per-Hire-Rechnung steht. Die erste Einstellung erfolgt im Schnitt nach 23 Tagen, in den öffentlich dokumentierten Fällen kamen 6,8 Bewerbungen auf eine Einstellung (Ergebnisse).
Candidate Flow® ist das Recruiting-System für den Mittelstand und besetzt Stellen in über 50 Branchen. Im Candidate Flow® Pool stehen über 210.000 Kandidaten, über 5.000 Unternehmen haben mit uns mehr als 19.000 Einstellungen erreicht. Welche Positionen wir je Branche besetzen, zeigen etwa die Seiten Fachkräfte im Maschinen- und Anlagenbau, Fachkräfte in der Landwirtschaft und die Übersicht aller Branchen.
6 Fehler bei der Berechnung von Recruiting Kosten
Die häufigsten Fehler bei Recruiting Kosten sind: nur Rechnungen zählen, die interne Zeit vergessen, die Vakanz ignorieren, vor dem Ende der Probezeit abrechnen, alle Wege in einen Topf werfen und am falschen Posten sparen.
- Nur Rechnungen zählen. Die Geschäftsführerin vergleicht Anzeigenpreis mit Provision und wählt die Anzeige. Drei Monate lang sichtet sie abends Bewerbungen. Ihre Stunden stehen in keiner Rechnung.
- Die Vakanz nicht rechnen. Ein Monteur fehlt seit fünf Monaten, zwei Aufträge gingen an den Wettbewerb. Gespart wurde die Provision, verloren ein Vielfaches davon.
- Vor der Probezeit abrechnen. Der neue Kollege geht nach sieben Wochen. In der Statistik steht eine Einstellung, in Wahrheit beginnt die Suche von vorn, und die Einarbeitung ist verloren.
- Alle Wege in einen Topf. Der Durchschnitt über alle Einstellungen sieht ordentlich aus. Dass eine Jobbörse seit einem Jahr keine einzige Einstellung gebracht hat, fällt so nicht auf.
- Am Anzeigenpreis sparen. Die günstigste Börse bringt keine passende Bewerbung, die Stelle bleibt zwei Monate länger offen. Die Ersparnis von ein paar hundert Euro kostet einen fünfstelligen Betrag.
- Einarbeitung dem Zufall überlassen. Die neue Fachkraft läuft drei Wochen mit, ohne Plan. Laut BIBB ist genau dieser Block der größte Teil der Personalgewinnungskosten.
Fazit
Recruiting Kosten liegen laut BIBB im Schnitt bei 10.454 Euro je Fachkraft, und nur ein kleiner Teil davon sind Anzeigen und Auswahl. Ein Headhunter kostet zusätzlich rund 3,3 Monatsgehälter, die unbesetzte Stelle oft noch mehr. Wer seine Kosten senken will, rechnet je Weg und bis zum Ende der Probezeit, verkürzt die Vakanz mit schnellem Rückruf und schneller Zusage und plant die Einarbeitung.
Weiterlesen: Fachkräfte finden im Mittelstand für die Lage in vielen Branchen und Recruiting-Kampagne für Planung und Budget einer Kampagne.
Willst Du die Suche nicht selbst machen?
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Quellen
- Schönfeld, Gudrun; Wenzelmann, Felix; Pfeifer, Harald; Risius, Paula; Wehner, Caroline (Bundesinstitut für Berufsbildung): Ausbildung in Deutschland, eine Investition gegen den Fachkräftemangel. Ergebnisse der BIBB-Kosten-Nutzen-Erhebung 2017/18, BIBB Report 1/2020, Mai 2020, Tabellen 4 und 5.
- Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU): Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt 2025, 27. August 2025.
- Gesamtverband der Personaldienstleister (GVP) und index Research: Barometer Personalvermittlung 2025, veröffentlicht November 2025.
- Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfte im Handwerk knapp: 242 Tage, bis eine Stelle besetzt ist, Presseinfo Nr. 34, 14. September 2026.
- Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Engpassanalyse 2025, Jahresdurchschnitt 2025, und Entgeltatlas, Stichtag 31.12.2025, Vollzeit, Deutschland.
- Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln), Burstedde, Alexander; Kolev-Schaefer, Galina: Fachkräftemangel: Wirtschaft verliert 49 Milliarden Euro, Pressemitteilung, 12. Mai 2024.
- Kubis, Alexander (IAB): Online-Medien sind bei der Personalsuche auf dem Vormarsch, IAB-Forum, 8. Juni 2026.
- Bundesagentur für Arbeit: Arbeitgeber-Service, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Gesetze im Internet: § 45 SGB III und § 622 BGB.
- Europäische Union: Richtlinie (EU) 2023/970 zur Entgelttransparenz, Artikel 5.
- Eigene Angaben der Candidate Flow® GmbH, siehe Ergebnisse.

Über den Autor
Gian-Marco BlumGeschäftsführerGian-Marco Blum ist Geschäftsführer der Candidate Flow® GmbH in Düsseldorf. Im Blog schreibt er über Recruiting und Fachkräftegewinnung: Social Recruiting, Arbeitgebermarke, Bewerbungsprozesse und das, was sich aus über 5.000 Partnerunternehmen gelernt hat.


